Stella: t3n Interview.

Spannende Gäste aus dem digitalen Kosmos.

Stella: Schön, dass ihr wieder eingeschaltet habt.

Mitarbeiter zurück ins Office holen.

Stella: Das wollen gerade viele Unternehmen.

Stella: Und das Start-up Deskbird will dafür eine unterstützende Software entwickelt haben.

Stella: Wie das gelingen soll und wie die Organisation der Büroarbeit eigentlich künftig Stella: generell aussehen kann, dazu spreche ich heute mit DeskBird CEO und Mitgründer Stella: Ivan Cossu.

Hallo Ivan, schön, dass du da bist.

Ivan: Hi, freu mich sehr.

Hi Stella.

Stella: Genau, ich bin Stella-Sophie Wojtczak, Host von t3n Interview.

Stella: Und Ivan, ich würde sagen, wir fangen direkt einmal so an.

Stella: Erklär uns doch mal und unseren Zuhörer:innen vor allen Dingen, Stella: wie funktioniert eigentlich eure Software?

Ivan: Ja, sehr gerne.

Die Software hat zwei Aspekte.

Das eine Aspekt ist für den Mitarbeitenden Ivan: und der andere Aspekt ist sozusagen für den Workplace Manager, Ivan: also für die Person, die das Büro eben verwaltet.

Ivan: Für den Mitarbeitenden ist es ganz einfach, ist eine mobile App.

Ivan: Da kann ich erstmal sehen, an welchen Tagen sind welchen Kollegen im Büro.

Ivan: Ich werde auch benachrichtigt, wenn gewisse Kollegen ins Büro kommen.

Ivan: Ich kann gewissen Gruppen folgen und sehe dann, okay, von meiner Projektgruppe Ivan: oder von einer anderen Gruppe sind die Leute im Büro.

Ivan: Ich sehe auch Events, die im Büro stattfinden und kann dadurch sehr einfach Ivan: entscheiden, wann lohnt es sich denn für mich, ins Büro zu gehen.

Ivan: Das auch anderen anzeigen.

Ivan: Und ganz wichtig, wie der Name auch sagt, Deskbird, dann eben auch Schreibtische zu buchen.

Ivan: Also wir sind gestartet als Desk-Sharing-App, helfen Unternehmen dabei, Ivan: Kosten zu sparen primär, weil Ivan: bei vielen Unternehmen geht es bei Desk-Sharing auch um Kosten sparen.

Ivan: Und Desksharing sehr erfolgreich einzuführen.

Das ist die Mitarbeiterseite.

Ivan: Die zweite Seite ist im Prinzip die Administrationskonsole.

Ivan: Da können eben die Workplace Manager, Office Manager, also die Personen, Ivan: die eben das Büro, zuständig sind für das Büro, für das physische Büro, Ivan: die können da sehr einfach die ganzen Regeln verwalten.

Ivan: Also, wie können Mitarbeiter im Voraus buchen?

Welcher Mitarbeiter darf sich wo einbuchen?

Ivan: Auch die Gebäudepläne verwalten.

Das passiert alles im Self-Serve durch die Unternehmen selbst.

Stella: Ich habe ja eingangs gesagt, ihr seid ein Startup, ein junges Unternehmen.

Stella: Gib uns doch nochmal so ein paar Eckdaten.

Wann habt ihr euch gegründet?

Stella: Wo habt ihr euren Hauptsitz?

Wie viele gehören aktuell zu Deskbird?

Ivan: Genau, wir sind gestartet vor fünf Jahren, offiziell gegründet vor etwas mehr Ivan: als fünf Jahren, also mitten in der Pandemie, haben da geglaubt daran, Ivan: dass sich die Rolle des Büros verändern wird.

Ivan: Wir haben von Anfang an geglaubt, dass Flexibilität zunehmen wird.

Ivan: Wir haben nie geglaubt, dass das Büro aussterben wird.

Also wir haben schon Ivan: immer gedacht, okay, es wird das Büro weiter entgegen, einfach in anderer Form.

Ivan: Und so sind wir gestartet mit Deskbird.

Am Anfang, wie es halt immer ist in einem Ivan: Startup, man investiert ganz viel, Blut, Schweiß und Tränen.

Ivan: Und genau, hatten dann auch mit ein bisschen Glück so ein bisschen den Nerv Ivan: der Zeit getroffen und sind heute, glaube ich, ganz erfolgreich hochskaliert.

Ivan: Wir sind bei knapp 100 Mitarbeitenden.

Ivan: Unser Hauptsitz, wie man meinen Akzent, glaube ich, hört, ist in der Schweiz, Ivan: ich bin auch Schweizer, haben aber Standorte auf der ganzen Welt.

Ivan: Wir haben Standorte, gesamt sieben Standorte, Barcelona, in Paris, Ivan: Serbien, Rumänien und Bulgarien und München auch noch.

Stella: International aufgestellt, das heißt, ihr müsst auch remote arbeiten.

Stella: Da kommen wir später noch zu, wie ihr eigentlich selber so euren Office-Alltag, Stella: wenn ihr euch denn dann mal trefft, organisiert.

Stella: Aber lasst uns nochmal eingangs bei eben eurer Software-Lösung bleiben.

Stella: Es ist ja auch spannend, dass ihr in der Pandemie, wo Büros eigentlich dicht Stella: gewesen sind, wo wirklich nur noch wer nicht an das Konto reingegangen ist, Stella: gesagt habt, okay, das Office wird sich ändern und wir schaffen dafür eine Lösung.

Stella: Aber wie unterscheidet sich denn eure Lösung bei Deskbird zum Beispiel von anderen, Stella: die ja auch dieses typische, ich nenne es jetzt mal Tischmanagement anbieten, Stella: nach dem Motto, hey, Mitarbeiter A kann sich einwählen, Mitarbeiter B auch und Stella: jeder hat halt einfach einen Platz, wo er sitzen kann.

Ivan: Gute Frage.

Erstmal, ich glaube, wo wir uns unterscheiden, ist, Ivan: wir haben sehr, sehr viel in die UX gesteckt und das heißt nicht einfach mal Ivan: so ein bisschen schöne Farben von der Ivan: Web-Oberfläche oder irgendwie schöne Schriftarten, sondern es ist schon, Ivan: wir haben von Anfang an geglaubt, dass man eine Lösung, eine Software heutzutage Ivan: bauen muss, die total Multi-Plattform funktioniert, Ivan: das heißt als native Mobile-App, als voll funktionsfähige Microsoft Teams-App, als Web-App, Ivan: Und das eben sehr, sehr nahtlos, was am Markt, glaube ich, kaum einer so gut kann wie wir.

Ivan: Und das Zweite ist dann auch, was wir gesehen haben, es ist wahnsinnig, Ivan: wie komplex das Thema Desk Sharing geworden ist.

Ivan: Also ich kann mich nicht erinnern, wir hatten vor fünf Jahren beim Start, Ivan: da konnten wir Kunden gewinnen, da hatten wir kaum, also wir hatten eine Mobile-App Ivan: und wir hatten irgendwie, wir hatten nicht mal Gebäudepläne.

Ivan: Also die Strategie-Buchung hat funktioniert über eine Liste eigentlich, Ivan: so eine Art schönere Excel-Liste, die man einfach über die App buchen konnte.

Ivan: Und heutzutage, du hättest keine Chance mit so einem einfachen Produkt, Ivan: sag ich mal, auch wenn es eine gute UX hat, weil die Anforderungen sozusagen Ivan: explodiert sind, was das Thema Desk Sharing angeht.

Ivan: Also heute möchten Kunden irgendwo KI-basierte Prognosen über die Office, Ivan: sozusagen über die zukünftige Office-Nutzung, über sozusagen dynamische Anpassung Ivan: von Buchungsmöglichkeiten, abhängig von der Nachfrage.

Ivan: Also wenn ich weiß, Montag, Freitag kommen wahrscheinlich weniger Leute ins Ivan: Büro, dann möchte ich da an den Tagen weniger Schreibtische anbieten, Ivan: damit die Leute besser zusammensitzen.

Ivan: Also du hörst raus, das ist mittlerweile echt eine Komplexität daraus entstanden Ivan: und da können auch wenige, ja, dürfen wir trotz Schweizer Bescheidenheit sagen, Ivan: dass wir da einen guten Job machen, da mit der Komplexität mitzuhalten.

Stella: Eine Sache, die du angesprochen hast, ist ja das Thema Tische zur Verfügung stellen.

Stella: Also, dass es ja auch so ist, dass dann quasi Flächen beispielsweise gesperrt Stella: werden können in der App, damit, wie du gesagt hast, Mitarbeitende besser zusammensitzen können.

Stella: Kannst du uns da nochmal so ein bisschen mehr zeigen, welche Anforderungen da Stella: eigentlich aktuell bei dem, ja, Desk Management so gestellt werden, Stella: seitens der Unternehmen?

Ivan: Was man merkt spannenderweise ist, dass, Ivan: die Fläche wird immer knapper.

Am Anfang der 2020, 2021, da waren noch viele Ivan: Unternehmen, haben sich zwar entschieden, Desk-Sharing einzuführen, Ivan: zu verdichten, aber das hat man noch nicht gespürt, weil die Mietverträge, die liefen noch.

Ivan: Wenn ich mich heute entscheide, zu verdichten, dann dauert es wahrscheinlich Ivan: zwei, drei, vier Jahre, bis ich es umgesetzt habe, bis ich wirklich da bin, Ivan: wo ich eigentlich sein möchte.

Ivan: Das heißt, das spüren wir jetzt und wir haben teilweise Kunden, Ivan: die haben auf 1000 Mitarbeiter, haben die noch 300 Schreibtische, Ivan: 250 Schreibtische, obwohl die regelmäßig auch ins Büro kommen.

Ivan: Und da kommen jetzt halt neue Anforderungen auf, wie beispielsweise, dass man.

Ivan: Gewisse Zonen an gewissen Tagen, gewissen Gruppen zur Verfügung stellt.

Ivan: Also Beispiel ist sozusagen, Marketing darf sich in der Zone vom zweiten Stock, Ivan: am Dienstag dürfen die sich da einbuchen, am Mittwoch ist aber das Sales Team Ivan: dran, das auf der gleichen Zone sich einbuchen darf.

Ivan: Und was wir eben auch merken ist, man muss schon die Komplexität auch anbieten, Ivan: damit man wirklich sozusagen die Einsparpotenziale realisieren kann.

Ivan: Also es hilft mir nicht.

Also was wir wissen ist von vor der Pandemie, Ivan: sozusagen je nach Statistik, die man anschaut, wir haben 40 bis 60 Prozent Leerstand Ivan: gehabt schon vor der Pandemie in vielen Büroflächen.

Ivan: Und mit der Pandemie, mit mehr Homeoffice ist es noch angestiegen.

Ivan: Das Problem ist nur, wenn du keine smarte Lösung hast, dann kannst du eben keine Ivan: Ansparpotenziale heben, weil selbst wenn du im Schnitt vielleicht nur 15 Prozent Ivan: Auslastung hast, kann es trotzdem sein, dass alle am Mittwoch reinkommen.

Ivan: Wenn du dann am Mittwoch sozusagen 80, 90 Prozent Auslastung hast und an den Ivan: anderen Tagen 20 Prozent, dann hast du im Durchschnitt vielleicht 50, Ivan: aber du kannst nichts sozusagen verdichten, weil du brauchst an dem Tag eben doch die ganze Fläche.

Ivan: Genau da kommen Lösungen wie Deskbird ins Spiel, die es eben schaffen, Ivan: mit smarten Regeln auch solche Themen umzusetzen.

Stella: Kommen wir doch nochmal ganz kurz konkret auf das Thema Daten.

Stella: Wie läuft das Ganze bei euch?

Stella: Wie werden die Unternehmensdaten verarbeitet und gespeichert?

Stella: Habt ihr Server in Europa?

Ivan: Ja, wir sind gehostet auf der Google Cloud und wir sind gehostet in Frankfurt.

Ivan: Also die Daten verlassen Frankfurt nicht und können auch auf weitere Daten schauen oder ausreichen.

Ivan: Ja, verarbeitet ist, glaube ich, so relativ typisch, natürlich verschlüsselt.

Ivan: Wir haben auch viele Unternehmen, was durchaus ein sensitives Thema ist.

Ivan: Das Thema, okay, wer ist wann im Büro, wer sitzt wo, wie lange hat man gebucht.

Ivan: Das heißt, wir sind auch ganz, ganz vorsichtig, was das Thema Datenschutz angeht, Ivan: können auch entsprechend sehr, sehr weitgehend anonymisieren, Ivan: aber wir haben Unternehmen, ja, das ist dann teilweise schade, Ivan: aber wir haben Unternehmen, die gesagt haben, ja, aus Datenschutzgründen, Ivan: müssen Daten anonymisiert werden von Anfang an.

Das heißt, eigentlich so ein Ivan: bisschen der Charme von Deskbird geht dann verloren in ganz seltenen Fällen.

Ivan: Wenn man eben gar nicht mehr sieht, man sieht nur noch, wer den Platz gebucht Ivan: hat, aber man sieht die Gesichter nicht mehr.

Ivan: Man sieht nicht mehr cool auf dem Gebäudeplan.

Ah, die Stella, Ivan: die sitzt jetzt oben links und daneben ist der Kollege und so.

Ivan: Sondern man sieht nur noch, dass die Plätze belegt sind.

Das ist aber wichtig, Ivan: vor allem in Deutschland und in Europa, dass man datenschutzmäßig da auch gut aufgestellt ist.

Stella: Gucken wir mal jetzt an der Stelle wirklich auf die Mitarbeitenden.

Stella: Die haben einfach den Vorteil quasi, wenn Deskbird in der Firma eingesetzt ist, Stella: dass sie sehen, wer wann wo sitzt und sich ihren Platz reservieren können.

Ivan: Genau.

Ja, das ist einfach gesagt, das ist es.

Es ist ein bisschen mehr.

Ivan: Es ist zum einen, ist es wirklich diesen Komfort, dass ich weiß, Ivan: okay, niemand geht gerne ins Büro und weiß nicht, also erstmal hat er einen Ivan: Platz oder hat er keinen Platz.

Ivan: Selbst wenn er wahrscheinlich einen Platz hat, irgendwie ist es unangenehm, Ivan: irgendwie rumzulaufen und nicht so genau zu wissen, okay, wo kann ich jetzt sitzen.

Ivan: Parkplatz ist ein Thema.

Ich will wissen, ob ich jetzt mit dem Auto kommen kann Ivan: oder ob ich da einen Parkplatz suchen muss.

Also das ist sozusagen der Hygiene-Aspekt.

Ivan: Wir haben mal ausgewertet tatsächlich, also immer sozusagen nach einer Nutzung Ivan: von der Resport-App haben wir Mitarbeiter gefragt, was war jetzt der Grund, Ivan: dass die App genutzt wurde.

Ivan: Und tatsächlich war der leicht überwiegende Teil war gar nicht nur die Buchung Ivan: von dem Platz, sondern der überwiegende Teil war die Abstimmung mit Kollegen, Ivan: wann man eben sich trifft im Büro oder wann man ins Büro geht.

Stella: Da kommen wir doch mal zu dem Punkt, ihr schreibt ja auch auf der Website, Stella: dass ihr quasi unterstützt, dass die Leute zurück ins Büro kommen.

Stella: Aber wie macht ihr das denn dann ganz konkret?

Ivan: Ja, also das eine ist, auch da wieder ganz einfach, wir haben Umfragen bei Usern Ivan: und die sagen uns dann, der größte Benefit, auch mit Einführung von Deskbird, Ivan: ist einfach diesen Peace of Mind zu haben.

Ivan: Ich habe die Transparenz, ich weiß, wen ich antreffe, also ich weiß, Ivan: wenn ich ins Büro komme, ist es leer, ist es voll, wer ist da und auch einmal Ivan: den Komfort zu haben, ich weiß, wo ich sitze.

Ivan: Das ist einfach schon mal von der Convenience her, ist das ein zusätzlicher Ivan: Anreiz, ins Büro zu kommen.

Ivan: Es gibt weitere Funktionen, wie beispielsweise die Benachrichtigung.

Ivan: Das heißt, man kann Leuten folgen.

Das ist eine Art Instagram für das Office, Ivan: wo ich Leuten folgen kann und dann entsprechend auch benachrichtigt werde, Ivan: wenn diese Leute dann planen, ins Büro zu gehen.

Ivan: Das heißt, ich sehe, Freitag sehe ich nächste Woche, Stella ist Dienstag und Ivan: Donnerstag da, vielleicht will ich mich anschließen, vielleicht nicht.

Ivan: Und haben darüber hinaus auch nochmal die Möglichkeit, gewisse Events auch nochmal zu promoten.

Ivan: Das heißt, das können globale Events sein, wie zum Beispiel ein Afterwork-Drink Ivan: am Donnerstag, wo man dann alle Mitarbeiter auch informiert.

Ivan: Oder es können auch kleinere Events sein von Teams, wo ich sage, Ivan: ich habe irgendwie jemanden Geburtstag und es gibt irgendwie Kuchen auf dem Ivan: zweiten Stock und da können alle irgendwie kommen.

Ivan: Bis hin zu speziellen Angeboten in Kantinen, ja.

Ivan: In Deutschland ist ein Thema auch natürlich, dass man sich die Entscheidung, Ivan: haben wir auch schon gehört, die Entscheidung ins Büro zu gehen, Ivan: hängt davon ab, was in der Kantine sozusagen heute angeboten wird.

Ivan: Und das kann auch beispielsweise über Deskbird ausgespielt werden, Ivan: dass man eben sieht, wir haben Unternehmen, die haben dieses Kantinenangebot Ivan: jeweils auch über Deskbird abgebildet, weil es Mitarbeitenden hilft bei der Ivan: Entscheidung, wann es sich lohnt, reinzugehen und wann nicht.

Stella: Also zusammenfassend gesagt, quasi auch viel Serviceleistung, Stella: die dann die Mitarbeitenden über diese Plattform in Anspruch nehmen können.

Stella: Vom Kantinenplan bis ist meine Work-Bestie denn heute auch am Start.

Ivan: Genau.

Stella: Wie ist denn aber dann das ganze Thema, was ja auch immer bei die Leute kehren Stella: zurück ins Büro, sind weniger im Stella: Homeoffice, wird auch gefordert von Führungsetagen, von Geschäftsführung.

Stella: Was ist mit dem Thema Überwachung?

Stella: Ist es dann so, dass beispielsweise der Chef oder die Chefin genau sieht, Stella: ah, die Stella, die ist ja hier nur, hat einen Office-Tag, aber nur von 9 bis Stella: 17 Uhr.

der Rest ist da, ist jetzt viermal vorgekommen, Abmahnung.

Stella: Das ist jetzt natürlich sehr überspitzt, aber eben wie viel Privatsphäre hat Stella: denn dann der Mitarbeiter noch oder die Mitarbeiterin?

Ivan: Ja, also wir versuchen hier natürlich die, Ivan: Das ist eine sehr gute Frage.

Es gibt auch immer wieder Debatten.

Ivan: Es gibt die Möglichkeit, über Deskbird auch so Hybrid-Work-Regeln einzuführen.

Ivan: Das heißt zum Beispiel, man hat als Unternehmen 120 Tage Office-Pflicht im Jahr Ivan: oder 120 Tage Remote-Verfügbarkeit sozusagen im Jahr oder in der Woche oder Ivan: in Prozent.

Also da gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Ivan: Wofür wir plädieren, ist eigentlich immer so ein bisschen eine dezentrale.

Ivan: Und das sieht man auch in Studien, dass sozusagen die Akzeptanz bei Mitarbeitern Ivan: ist am höchsten von solchen Regeln, wenn sie so ein bisschen dezentral ausgespielt werden.

Ivan: Das heißt, wenn man das Gefühl hat als Mitarbeiter, ich habe ein Mitbestimmungsrecht, Ivan: zum Beispiel in meinem Team, wir haben eine Teamregel und wir entscheiden im Ivan: Team, Fünfer-Team, Zehner-Team, wie viele Tage wir im Büro sein wollen.

Ivan: Und das lässt sich auch über Desktop umsetzen.

Das heißt, verschiedene Teams Ivan: können auch unterschiedliche Regeln haben und so fühlt sich der Mitarbeiter Ivan: dann auch weniger überwacht.

Stella: Was mir bei dem Thema auch noch tatsächlich so als Folgefrage dann einfällt, Stella: ist natürlich, geht jetzt so ein bisschen auch schon in Teil 2, Stella: wo wir ja auch noch über Führung, über Unternehmen sprechen wollen, Stella: wie ihr das auch bei Deskbird selbst handhabt, Stella: heißt dann aber auch, dass die Unternehmen dementsprechend diese Lösung auch Stella: vernünftig einführen müssen.

Stella: Also es reicht nicht nur, das Tool zu installieren in der Nutzung, Stella: sondern genau solche Absprachen müssen dann ja auch getroffen werden.

Ivan: Ja, genau.

Also das ist ein großer Teil der Einführung von Deskbird ist Change Ivan: Management.

Das geht oftmals voraus.

und, Ivan: ist einfach ein sehr, sehr wichtiges Thema.

Ich glaube, der wichtigste Aspekt Ivan: bei Change Management ist das Thema, dass viele Mitarbeiter verlieren erstmal Ivan: ihren Arbeitsplatz, ihren Fixen sozusagen.

Ivan: Da ist Deskbird auch so ein bisschen erstmal, wird ein bisschen mit Argwohn Ivan: angesehen, weil wir sind irgendwie jetzt da mit dabei.

Ivan: Wenn man Mitarbeiter eine fragt, dann hätten sie immer am liebsten, Ivan: sie hätten immer am liebsten den fixen Schreibtisch mit Einzelbüro, Ivan: 20 Quadratmeter, aber gleichzeitig die volle Flexibilität, vielleicht nur einmal Ivan: die Woche ins Büro zu kommen.

Ivan: Das wissen wir alle, das ist schwierig, das ist nicht nachhaltig.

Ivan: Und was auch ganz spannend ist, was wir gesehen haben bei gewissen Unternehmen, Ivan: ist, dass sie Mitarbeitende fragen und sie dir die Wahl lassen, Ivan: in ein Modell zu gehen, also ihnen die Wahl lassen, in ein Modell zu gehen.

Ivan: Es gibt dann nämlich zwei Modelle.

Ivan: Das eine Modell ist, du behältst deinen Einzelarbeitsplatz, also du hast weiterhin Ivan: deinen fixen Schreibtisch, Einzelbüro oder nicht, das sei dahingestellt, Ivan: aber du verpflichtest dich eben mindestens drei oder vier Tage die Woche auch ins Büro zu kommen.

Ivan: Oder du gehst ins andere Modell, du gibst deinen fixen Arbeitsplatz auf, Ivan: dafür hast du eine volle Flexibilität oder du musst nur zwei Tage die Woche ins Büro kommen.

Ivan: Und interessanterweise, was wir oft sehen, ist, dass so ein bisschen diesen Ivan: Trend am Anfang entscheiden sich, also was wir oft gesehen haben, Ivan: ist so 60-40, also 60% entscheiden sich für den fixen Schreibtisch und 40% gehen in das flexible Modell.

Ivan: Nach einem halben Jahr oder nach einem Jahr ist es genau umgekehrt.

Ivan: Dann sind sozusagen 40 Prozent noch ein fixer Schreibtisch und 60 Prozent gehen ins flexible Modell.

Ivan: Und so kann man das ganz gut, glaube ich, begleiten.

Ich glaube, Ivan: Mitarbeiter müssen auch verstehen, Ivan: die Flexibilität, wenn sie die wollen, dann geht es halt, es ist schwer zu argumentieren, Ivan: dass sie dann noch einen fixen Schreibtisch haben, wo sie Pflanze, Ivan: Bild und das Klischee halt haben von dem klassischen fixen Arbeitsplatz.

Stella: Kurze Servicefrage.

Wie ist es dann, ich kann mir aber schon quasi so einen Stella: Schreibtisch dann dauerhaft blocken, Weil ich glaube, wer das vielleicht für Stella: seinen Arbeitsalltag braucht oder wer auch bestimmte Technik an seinem Platz Stella: hat, der kann ja nicht immer so leicht mit im Zweifelsfall dem Rollcontainer Stella: durch die Gegend zockeln.

Ivan: Ja, absolut gute Frage.

Ja, das gibt es.

Also Administratoren machen das auch oft.

Ivan: Also wir sehen auch immer noch bei Unternehmen irgendwo 20 bis 80 Prozent der Ivan: Plätze sind immer noch fixe Schreibtische.

Ivan: Wir sind immer noch so gefühlt, auch bei unseren Kunden, wir sind immer noch Ivan: am Anfang dieser Shared Desk Adoption und genau das kann man machen.

Ivan: Also man kann zum einen Mitarbeitenden eben fixe Schreibtische zuordnen, Ivan: wegen Ausstattung, was auch immer.

Ivan: Dann kann man noch entscheiden, ob der Platz, also wenn du jetzt Stella einen Ivan: fixen Schreibtisch hast, du aber sagst, dass du im Homeoffice bist, Ivan: dann kann das Unternehmen entscheiden, was dann passiert mit dem Platz.

Ivan: Also darf der gebucht werden von anderen oder muss der sozusagen geblockt bleiben, Ivan: aus welchen Gründen auch immer.

Ivan: Wir möchten aber bei den Mitarbeitenden sonst eigentlich vermeiden, Ivan: dass sie sich immer den gleichen Platz buchen.

Ivan: Also ein normaler Mitarbeiter, der soll auch bewusst mal eben nicht immer am Ivan: gleichen Platz sitzen und sich den gleichen Platz für ein Jahr im Voraus buchen, Ivan: weil da sind wir de facto wieder im alten Modell.

Ivan: Wir wollen ja auch fördern, dass Mitarbeiter sich mit anderen mal austauschen Ivan: und bewusst auch mal neben anderen Kollegen sitzen, um so ein bisschen auch Ivan: den Austausch zu verbessern.

Stella: Nur noch, damit ich mich nicht verhört habe, 20 bis 80 Prozent, Stella: so breit ist die Range vom festen bis zum Sharing-Modell-Schreibtisch.

Ivan: Ja, ja.

Wir sind bei einigen Enterprises, da sind wir noch bei teilweise 80 Ivan: Prozent Fixer-Schreibtisch.

Ivan: Und da sind auch bei uns einige der Enterprise-Kunden, die sind bei vielleicht Ivan: 10 bis 20 Prozent wirklich Shared-Desk-Adoption.

Ivan: Das ist auch okay, weil es einfach dauert, weil die teilweise zehn Jahre Mietverträge Ivan: haben oder teilweise Gebäude selbst besitzen an gewissen Lagen, Ivan: wo es nicht so einfach ist, Ivan: die auch dann unterzuvermieden oder weiter anders zu verwenden.

Ivan: Deshalb dauert das da länger.

Ivan: Und dann gibt es halt bei den kleineren, flexibleren Unternehmen, Ivan: die sind vielleicht eher bei noch 20 Prozent fixe Schreibtische und 80 Prozent flexibel.

Stella: Kannst du uns vielleicht einmal so eine kleine Übersicht eurer Kunden geben?

Wie ist das?

Stella: Habt ihr eher KMUs, also kleine mittelständische Konzerne?

Ich denke mal, Stella: wenn mein Unternehmen nur zehn Mann hat oder zehn Frauen oder Mann und Frauen, Stella: dann lohnt es sich vielleicht nicht so ganz.

Ivan: Ja, 10 ist zu klein.

Es fängt eigentlich so bei 25 an, so richtig.

Ivan: So, ab 25 Mitarbeitenden sehen wir gute Nutzung, auch über die Zeit.

Ivan: Wir haben Kunden, einige der ersten Kunden, die sind jetzt im vierten oder fünften Ivan: sozusagen Renewing Cycle, also die renewen und die sind weiterhin super happy, Ivan: buchen auch weitere Module hinzu von Deskbird.

Ivan: Also, da geht es los und es ist echt extrem breit gefächert.

Ivan: Wir haben von 25 Mitarbeitenden bis zu Konzerne mit 100.000 Mitarbeitern und mehr.

Ivan: Die größten Rollouts, die wir haben, im Moment sind irgendwo zwischen 10.000 und 20.000.

Ivan: User gleichzeitig, das ist was ich vorhin gesagt habe, es kann Unternehmen sein Ivan: mit 100.000 Mitarbeitenden, aber nur 10.000 oder 5.000 sind auf der Plattform, auf das Board.

Ivan: Und was auch ganz spannend ist, ist wirklich teilweise die Branchen, Ivan: also die man da gar nicht denkt.

Ivan: Man denkt erstmal immer so an die Startups und an die IT-Firmen, Ivan: Aber tatsächlich ist der größte Sektor in unseren Kunden irgendwo eher im Energiebereich Ivan: und bei Banken und Versicherern.

Ivan: Wir haben Anwaltskanzleien, viele Anwaltskanzleien auch als Kunden beispielsweise.

Ivan: Ganz interessant, wo man denkt, das ist ja noch so papierhaft, Ivan: geht das überhaupt?

Aber tatsächlich sind die auch mittlerweile sehr, Ivan: sehr innovativ unterwegs, was das Thema Arbeiten angeht.

Stella: Wo du das gerade schon ansprichst, wie es bei den Kunden aussieht, Stella: da möchten wir doch auch so einen kleinen Einblick natürlich haben.

Stella: Gibt es da quasi gerade so ein favorisiertes Modell, also dass man sagt 50-50, Stella: alle reduzieren die Flächen.

Stella: Kannst du uns da mal so den Durchschnitt geben, wo ist der gerade?

Ivan: Was viele gerne machen, ist tatsächlich bei den Plätzen, also ich sage von den Ivan: Schreibtischen, eine Reduktion von 50 Prozent.

Ivan: Und das ist auch oft easy möglich.

Ivan: Also wenn du gestern oder in der alten Welt, wenn du auf 1.000 Mitarbeiter 1.000 Ivan: Schreibtische hattest, du kannst selbst mit einem...

Ivan: Mit viel Office, also ich sage drei bis vier Tage die Woche Office, Ivan: kannst du mit 500 Schreibtischen, oftmals reicht das aus.

Ivan: Und was viele Unternehmen machen, ist, dass sie dann aber nicht jetzt einfach Ivan: abmieten und die Fläche halbieren, sondern sozusagen vielleicht 20% abmieten Ivan: perspektivisch, 20 bis 30%, was viel Geld ist.

Ivan: Also da reden wir von, bei Größen, das sind zweistellige Millionenbeträge teilweise.

Ivan: Also dann 20% wird eingespart und der Rest sozusagen wird umfunktioniert.

Ivan: Also, was man eben oft sieht, ist, man braucht zum Beispiel mehr.

Ivan: Begegnungsflächen.

Also, man merkt schon diese Bestrebung der Unternehmen, Ivan: der schlauen Unternehmen, dass sie merken, okay, man muss das auch attraktiver machen.

Ivan: Die stupiden, Ivan: Regeln, die Leute zurückzunehmen, das funktionieren oft nicht.

Ivan: Was funktioniert ist, wenn man es attraktiv macht.

Ivan: Also wenn man halt doch in die Kaffeemaschine ist.

Klingt blöd, Ivan: aber wenn man doch in die Kaffeemaschine investiert, wenn man eine coole Launch Ivan: Area investiert.

Das lohnt sich.

Ivan: Und das ist das, was wir sehen.

Auch spannend ist sozusagen eine andere Art von Meetingräumen.

Ivan: Also man geht weg von diesen klassischen großen Konferenzräumen.

Ivan: Und wir sehen auch in der Nutzung.

Die am stärksten genutzten Räume sind die Ivan: kleinen Einheiten, wo Leute auch oft alleine reingehen, um virtuelle Meetings Ivan: zu haben.

Und das macht total Sinn.

Ivan: In der neuen Arbeitswelt brauchst du nicht mehr immer zehn Leute im gleichen Ivan: Raum, sondern du hast vielleicht vier Meetings am Tag.

Ivan: Ja, zwei davon sind alle Leute vor Ort, aber zwei Meetings bist du vielleicht Ivan: der Einzige vor Ort und die anderen drei Kollegen sitzen an anderen Standorten.

Ivan: Und dafür brauchst du auch dann so einen Rückzugsort.

Ivan: Deshalb sind so Telefonkabinen und so diese ganz kleinen Räume.

Ivan: Wir sind auch bei uns, da sehen wir in den Daten, also am stärksten ausgebucht.

Ivan: Und da wird auch investierende Unternehmen auch, die auszubauen.

Stella: Dann fassen wir doch einmal ganz kurz zusammen quasi deine Tipps, Stella: um Menschen zurück ins Büro zu bekommen und zwar ohne Zwang bestenfalls.

Stella: Einmal das Thema Einzelarbeitsplätze ruhig um 50 Prozent reduzieren, Stella: dann eher kleinere Meetingräume und in, ich sag's jetzt mal, Stella: die Sitzecke vielleicht in etwas freieren Begegnungsrahmen, wo auch mal kreative Stella: Meetings stattfinden können, sowas auch schaffen.

Stella: Also Begegnungsflächen und auch tatsächlich immer noch sowas, Stella: ich weiß, es ist immer belächelt, aber eine gute Kaffeemaschine, Stella: ein Obstkorb, also auch sowas, würdest du sagen, ist ganz sinnvoll.

Stella: Hast du da noch Ergänzungen auf der Liste, was funktioniert?

Ivan: Zwei Dinge.

Das eine ist, Standort ist auch wichtig, was wir auch sehen am Markt.

Ivan: Ich spreche auch oft mit sozusagen wirklich Beratern nochmal für Workplace, Ivan: für New Office und was man auch oft sieht, ist einfach Standardverbesserungen.

Ivan: Also ich habe heute einen Standard irgendwo an der Peripherie oder noch weiter Ivan: draußen.

Ich will Talente gewinnen, ich will irgendwo attraktiver sein, ich ziehe in die Stadt.

Ivan: Mieten wir was deutlich Kleineres, also teilweise halb so groß, Ivan: teilweise ein bisschen größer.

Ivan: Spare vielleicht nichts ein, weil der Standard nicht mehr kostet, Ivan: aber meine Arbeitgeberattraktivität und sozusagen die Office-Attraktivität ist deutlich höher.

Ivan: Das auch nicht zu vernachlässigen.

Ivan: Und das andere Thema sind die Regeln.

Ich glaube, bei den Regeln, Ivan: also ich finde Regeln okay, ich bin nicht gegen Office-Regeln, Ivan: aber sie müssen sinnvoll sein, sie müssen Ausnahmen zulassen und sie müssen Ivan: im besten Fall partizipativ definiert worden sein.

Ivan: Das heißt eben, es ist einfach das Klischee, dass der CEO sagt, Ivan: alle Leute vier Tage die Woche zurück ins Büro, Freitag darf niemand mehr Homeoffice machen.

Ivan: Das ist einfach so, gibt es halt oder gibt es in der Presse.

Ivan: Was eher funktioniert, ist partizipativer und den Mitarbeitenden halt doch noch Ivan: eine Selbstbestimmung zu geben.

Ivan: Es ist ja okay, es muss ja nicht jede Woche sein.

Es ist ja mal okay, Ivan: wenn ich eine Woche nur einmal die Woche reinkomme oder gar nicht reinkomme.

Ivan: Gleichzeitig verstehe ich aber auch und viele Mitarbeiter verstehen auch, Ivan: dass im Office eben doch auch was Gutes passiert.

Ivan: Also die Mitarbeiter sind ja auch nicht so, dass sie sagen, nein, Ivan: ich will gar nicht mehr zurückkommen.

Ivan: Was aber Mitarbeiter nicht mögen, ist natürlich sozusagen sehr strikte.

Ivan: Undifferenzierte Regeln.

Stella: Du, das kann ich doch ganz hervorragend jetzt einmal zurückspielen, Stella: wo du gesagt hast, das funktioniert.

Du bist selber ja auch CEO eben von Deskbird.

Stella: Wie handhabt ihr das denn?

Stella: Also gerade mit den internationalen Standorten von der Logik her ist es doch Stella: schwer, euch alle mal zu versammeln, oder?

Und du sagst ja, es ist wichtig, Stella: Begegnungen zu schaffen.

Ivan: Das ist total wichtig.

Also, wir sind ja remote first gestartet.

Ivan: Also, wir sind wirklich gestartet, kein Büro, beziehungsweise wir hatten eben Ivan: so ein Coworking, wir sind eben in der Lounge gesessen, da waren wir noch zu Ivan: dritt oder zu viert, haben uns irgendwie mit drei Kaffees auf den Tag sozusagen Ivan: gemogelt und sind dann den ganzen Tag da gesessen.

Ivan: Remote First gestartet, es haben sich automatisch Hubs rausgebildet, Ivan: gar nicht, weil wir gepusht haben von Founder, CEO Level, Ivan: sondern weil Mitarbeiter gesagt haben, hey, wir sind jetzt drei Personen in Ivan: Berlin oder wir sind vier Personen in Bukarest, können wir nicht ein Office Ivan: aufmachen, das wäre cool, wenn wir uns da treffen.

Ivan: Das heißt, das passiert, es ist aber nicht genug.

Es ist wie, Ivan: ich sage das immer, Remote First ist so ein bisschen wie eine Fernbeziehung, Ivan: es kann funktionieren, man muss aber viel investieren, sozusagen, in die, also, Ivan: jemand muss auch reisen, sozusagen, wenn man sich nicht trifft, dann, Ivan: dann fängt es an zu bröckeln.

Und da sehen wir auch, wir haben die, Ivan: also meine persönliche Regel ist, man muss mindestens viermal im Jahr, Ivan: also einmal im Quartal, einen größeren Treffpunkt gehabt haben mit dem Team, Ivan: mit der Planung oder mit dem Unternehmen.

Ivan: Das machen wir auch.

Wir machen zum Beispiel einmal im Jahr einen Summit, Ivan: da sind alle Deskboards, alle 100 Leute an einem Ort versammelt für mehrere Tage.

Ivan: Da sprechen wir über Strategie, über Vision, wir haben Spaß zusammen, Ivan: wir lernen neue Leute kennen und da gibt es noch sozusagen Treffen in kleineren Teams und Abteilungen.

Stella: Wenn du jetzt sagst, ihr habt Spaß, ihr trefft euch, das heißt aber, Stella: das ist dann quasi nicht nur ein Arbeitstag, sondern im Sinne von Team-Event, Stella: da ist drum herum gebaut, man geht abends essen, unternimmt was gemeinsam, Stella: sowas, also dass man auch zusammen Erlebnisse als Team dann schafft.

Ivan: Absolut, ja.

Das ist auch dann immer sehr minutiös geplant, da sind auch immer noch die, Ivan: Founder, ich und der Jonas, mein Mitgründer, wir sind da auch noch sehr involviert Ivan: in die Details, weil wir auch genau wissen, wie wichtig das eben ist und Und Ivan: es klingt total blöd, ja, aber du kannst zum Beispiel nicht irgendwie auf eine Ivan: Bootstour gehen, wenn die Leute Hunger haben oder wenn die nichts gegessen haben.

Ivan: Also so Kleinigkeiten, aber der Rahmen muss wirklich perfekt sein.

Ivan: Und dann haben diese Events eine extreme Wirkung.

Dann haben sie wirklich einen großen Impact.

Ivan: Ja, ist auch wieder wie eine Fernbeziehung.

Wenn man sich drei Monate nicht Ivan: sieht und dann irgendwo sich trifft, dann vielleicht sollte man nicht einfach Ivan: nur auf der Couch rumhängen zwei Tage, sondern es ist gut, wenn irgendwie ein Programm da ist.

Stella: Um das noch ein bisschen handfester für die Zuhörer:innen zu machen, Stella: was heißt das dann?

Du hast gesagt, Bootstour, Essen, wo fahrt ihr hin?

Stella: Wie viel kostet das Ganze?

Stella: Be mal Daumen.

Gib uns da mal einen Einblick.

Ivan: Das ist eine gute Frage.

Also wir hatten, ich kann ja ganz offen sagen, Ivan: wir waren jetzt vor vier Wochen, fünf Wochen auf Sizilien, alle zusammen.

Ivan: Das Budget, ich muss mal reingucken, war irgendwo 1.000 bis 2.000 Euro pro Mitarbeiter, Ivan: die wir sozusagen da einrechnen, was immer noch günstiger ist als ein Office.

Ivan: Ein Office pro Mitarbeiter kostet irgendwo in der Chance von 6.000 bis 8.000 Euro im Jahr.

Ivan: Das ist Budget, Programm war, Mittwoch abends sozusagen einfliegen, Donnerstag haben wir, Ivan: also Mittwoch abends dann alle irgendwo treffen, es gab irgendwie Drinks, Ivan: zusammen essen, aber nichts jetzt zu ausschweifendes, so dass Donnerstag doch Ivan: alle nochmal gut aufstehen, dann Ivan: haben wir Donnerstag ganzen Tag Workshops gehabt, so Strategie, Vision, Ivan: es gab so kleine Teamworkshops, unseren Werten als Unternehmen, Ivan: also schon wirklich Arbeit, aber halt mal ein bisschen rausgerissen zu werden aus dem Daily Business, Ivan: und Freitag in der Früh war nochmal normale Workshops und Arbeit und dann am Ivan: Freitagnachmittag haben wir sozusagen gesagt, da dürfen alle jetzt auf die Tour Ivan: kommen, auf die Fun-Tour, das war keine Arbeit mehr, Ivan: weil wir einen wichtigen Meilenstein erreicht haben als Unternehmen, haben wir das sozusagen, Ivan: spendiert, diesen halben Tag und da haben wir eine Bootstour gemacht, Ivan: eine Tuk-Tuk-Tour, waren dann abends noch essen auf so einer Pizza, Ivan: also so ein Pizza-Event am Abend, Und dann haben wir noch einen DJ gehabt am Abend mit Drinks.

Ivan: Also kannst du ein Gefühl haben und Samstag sind alle zurückgereist.

Stella: Aber das sind natürlich nur viermal im Jahr, hast du ja gesagt.

Stella: Quartalsweise macht ihr das Ganze.

Da gibt es viele Arbeitstage, Stella: die da drumherum liegen.

Stella: Wie organisierst du da als CEO zusammen mit deinem Mitgründer, Stella: wie organisiert ihr das, diese Remote-Arbeit?

Welche Regeln gibt es da?

Ivan: Ja, also wir machen die Events nicht viermal im Jahr.

Also das ist so, Ivan: einmal im Jahr ist ein großes Event, die anderen sind dann alle kleiner, Ivan: also nicht so sozusagen so in dem Rahmen.

Ivan: Und wie organisieren wir uns als Remote-Team?

Also wir haben auch gesagt, Ivan: da bin ich Überzeugung, dass gewisse Rollen funktionieren remote nicht so gut wie in Person.

Ivan: Und das haben wir auch zum Beispiel, wir haben auch einen Standort in Barcelona Ivan: aufgemacht, wo wir sagen, für gewisse Funktionen sollen die Leute wirklich im Ivan: Office sein und mehrheitlich im Office sein.

Ivan: Also das ist schon ein hybrides Modell, was wir heute haben.

Ivan: Interessanterweise, was wir sehen, ist Leute, die oder Rollen, Ivan: die sowohl sehr intrinsisch motiviert sind und auch gleichzeitig Senior sind.

Ivan: Das funktioniert wirklich wunderbar.

Ivan: Die sind sogar wahrscheinlich besser, wenn sie nicht im Office sind, Ivan: weil die sozusagen so, das ist so ein Beispiel, so ein Senior Engineer, Ivan: also so ein Senior Software Entwickler, der kann sehr, sehr gut einfach, genau.

Ivan: In seinem Scope arbeiten und liefert ausgezeichnete Ergebnisse, Ivan: sind auch bei uns viele Top-Performers im Engineering, sind wirklich remote first.

Ivan: Und das auf dem anderen Spektrum ist sozusagen eher extrem motiviert, Ivan: wo es auch sehr viel um Disziplin geht, um Repetition und Junior, Ivan: das funktioniert deutlich weniger im Remote First.

Ivan: Ein Beispiel sind BDRs.

Ivan: Das ist die erste Rolle in Sales, wo man sehr stark in die Kalterquise geht.

Ivan: Man hat sehr viel Frustration, man kriegt sehr viele Neins, man muss sehr viel telefonieren.

Ivan: Das ist ein typisches Beispiel für mich, wo einfach diese Office-Atmosphäre Ivan: einfach viel, viel besser funktioniert, weil du hast rechts und links noch einen, Ivan: der auch telefoniert, der auch Absagen kriegt.

Ivan: Und wenn du das halt irgendwie alleine in deinem stillen Kämmerlein machst, Ivan: dann macht das zum einen viel, viel weniger Spaß und zum anderen, Ivan: du lernst aber auch viel weniger, wie das andere halt irgendwie machen.

Ivan: Und ich glaube, das ist ganz wichtig, dass man sich wirklich bewusst ist, Ivan: für welche Rollen man welches Modell hat.

Ivan: Viele Unternehmen machen das auch zu wenig noch.

Die sagen dann so, Ivan: eine Regel für alle und das ist es.

Ich glaube, das ist falsch.

Ivan: Und dann für die Remote sozusagen first stellen, da ist einfach Kommunikation Ivan: ganz wichtig, also wir haben Daily Stand-Ups, Ivan: Daily Catch-Ups auch nochmal später am Tag, wir haben ganz, ganz viel auch Meetings Ivan: einfach, wo wir sagen, okay, wir wollen uns abstimmen, haben entsprechend auch Ivan: in Tools investiert, um die Kollaboration in Remote zu vereinfachen.

Stella: Viele Fragen tun sich mir da auf.

Eine zuerst kann man pauschal festhalten, Stella: dass quasi Junior-Level, sprich weniger Berufserfahrung, Stella: eher tendenziell mehr Zeit im Office aus deiner Sicht verbringen sollten und Stella: je mehr Berufserfahrung Senior-Level, dann quasi mehr Freiheit haben, Stella: zum Beispiel ins Homeoffice zu gehen, remote zu arbeiten.

Ivan: Ja, total.

Würde ich so unterschreiben.

Ivan: Ist auch so ein bisschen, kann polarisieren, die Aussage.

Man muss es aber anders, Ivan: also die, die sozusagen sagen, dass es falsch ist oder dass es irgendwie nicht Ivan: fair ist, man muss überlegen, es gibt ja auch beim Urlaub, Ivan: also in der Schweiz ist es so, dass man im Urlaub hat man sozusagen mit den Ivan: Anzahl Dienstjahren, kriegt man sozusagen mehr Urlaub sozusagen.

Ivan: Das ist ja auch völlig akzeptiert.

Ivan: Und ich habe auch mal gehört, dass Remote ist so ein bisschen ein Luxus auch, Ivan: den man sich erarbeiten muss.

Ivan: Und das finde ich durchaus fair zu sagen, Punkt.

Ivan: Und interessanterweise sind auch, das haben wir ganz oft tatsächlich, Ivan: wir hatten schon, also die Leute, die wirklich Gas geben wollen, Ivan: die jungen Leute, jungen Talente, die frisch von der Uni sind, Ivan: die wirklich Gas geben wollen, die wollen ins Büro.

Ivan: Also die fragen auch, wir hatten schon Absagen, weil sie gesagt haben, Ivan: oh, an dem Standort habt ihr kein Office, oh, das ist mir, ich will nicht irgendwie Ivan: remote rumhängen, ich will schon diesen Vibe spüren, ich will die Kollegen spüren, Ivan: ich will mich auslernen, ich will lernen, ich will Leuten über die Schulter Ivan: schauen, zugucken, lernen.

Ivan: Weshalb, ja, lange Rede, kurzer Ivan: Sinn, das ist schon im Allgemeinen ist es definitiv so, aus meiner Sicht.

Stella: Aber auch eine interessante Beobachtung dann zum Thema Team Spirit, Stella: es hieß ja auch eine Zeit lang, gerade die junge Generation möchte gar nicht Stella: ins Office, aber da sagst du auch das Gegenteil, wer wirklich motiviert ist, wer Lust hat, Stella: der hat eben auch Lust, im Team zu arbeiten, kurze Dienstwege und, Stella: ja, irgendwie ins Office zu Stella: kommen oder zumindest eine Office-Situation zu erschaffen mit KollegInnen.

Ivan: Ja, total, das sehen wir.

Es ist auch, also ich habe da auch eine steile Hypothese.

Ivan: Also es ist auch wirklich so, ich glaube, es ist nicht gut, wenn man aus dem Ivan: Studium kommt und sofort in ein Remote-First-Setup geht.

Ivan: Darum?

Weil du sozusagen dieses On-the-Job-Learning, das ist auch, Ivan: Arbeit ist, das meine ich nochmal, also ich komme aus dem Business, Ivan: aus dem Business kann ich das sagen, Arbeit ist nochmal ein anderes Umfeld als Studium.

Ivan: Also du in der Arbeit hast du beispielsweise, du hast Stresssituationen, Ivan: die du im Studium nie hast.

Ivan: Im Studium, ich kann mich nicht erinnern, außer in Prüfungssituationen, Ivan: du hast nie mal Zeitdruck, wo du in einer halben Stunde was machen musst.

Ivan: Dinge können komplex sein, aber man hat doch immer Tage oder Wochen Zeit, Ivan: um Dinge abzuarbeiten.

Und mit dieser Pace, die es in der Berufswelt manchmal Ivan: gibt, um die überhaupt mal kennenzulernen, ist halt so ein Office-Setup schon gar nicht so schlecht.

Stella: Was aber vielleicht auch wichtig ist, ist nochmal über den Meeting-Druck zu sprechen.

Stella: Weil du hast gesagt, ihr habt jetzt gerade Remote, ihr habt morgens eins, ihr habt abends eins.

Stella: Wie verhindert ihr denn, dass dann plötzlich die Remote-Menschen ganz viel in Stella: Meetings hängen und irgendwie die im Office auch, weil man muss sich ja dann Stella: doch ständig austauschen?

Ivan: Ja, uff.

Ivan: Ja, also das ist die Frage, die kann ich abschließend beantworten.

Ivan: Ich weiß nicht, ob man remote automatisch mehr in Meetings sitzt oder weniger.

Ivan: Was ich beobachte, ist schon komplexe Themen.

Ivan: Komplexe Themen mit vielen Involvierten, die sind wirklich schwierig remote.

Ivan: Also da haben wir schon ein paar Mal die Erfahrung gemacht.

Wir sind teilweise Ivan: Wochen an Themen gearbeitet, hin und her diskutiert.

Ivan: Und da haben wir uns einmal zusammengesetzt für einen halben Tag und das Ding Ivan: war gelöst.

Weil einfach alle mal irgendwie so zusammenkommen, Ivan: sich austauschen und that's it.

Ivan: Und deshalb glaube ich eher sozusagen, das ist schwierig und man sollte sich Ivan: im Zweifel eher einmal mehr treffen remote, weil, Ivan: um diese komplexen Themen zu lösen.

Stella: Oder bestenfalls wahrscheinlich dann die komplexen Themen auf das Treffen vor Stella: Ort irgendwie koordinieren, falls das möglich ist.

Ivan: Genau.

Stella: Du selber sitzt gerade, wenn wir aufzeichnen, auch, ich glaube, Stella: in einer Telefonbox, könnte ich mir vorstellen.

Stella: Das heißt, du bist im Office, weil ich denke, niemand hat die Dinger zu Hause Stella: bei sich stehen.

Weiß ich nicht, ob das auch eines Tages kommt.

Stella: Aber wie handhabt ihr denn vor Ort im Office dann die Regelung?

Stella: Darüber haben wir nämlich noch nicht gesprochen.

Stella: 100% Anwesenheit, diese klassischen drei Tage im Office, zwei Tage zu Hause.

Wie macht ihr das?

Ivan: Wir sind da noch sehr am Anfang.

Wir haben keine Regel, tatsächlich.

Ivan: Und das ist auch, da gehen wir sehr vorsichtig an das Thema ran.

Ivan: Ich habe es vorhin gesagt, wir haben zum Beispiel in Barcelona, Ivan: da ist unser BDR Team Hub.

Ivan: Und da haben wir gesagt, okay, die Ambition ist, da gibt es auch ein Team Lead, Ivan: der sozusagen ganz klar die Anweisung hat und das ist das Commitment, Ivan: dass die Leute schon vorwiegend im Büro sein müssen.

Ivan: Wir prüfen jetzt aber nicht nach, ob die jetzt die Woche vier Tage im Büro waren Ivan: oder drei Tage oder fünf Tage, so weit gehen wir nicht.

Ivan: Müssen wir, glaube ich, auch nicht.

Und dann gibt es, wie gesagt, Ivan: andere in anderen Stellen, Ivan: wie gesagt, einige unserer besten Engineers, die sind, obwohl sie in München, Ivan: leben und da ein Office ist, die kommen nur für den Barbecue Thursday rein, Ivan: weil sie gerne Barbecue haben, sonst sind die nie im Office und die sind trotzdem, Ivan: gehören sie zu den Top-Performern und es funktioniert.

Ivan: Deshalb sind wir mit Regeln sehr vorsichtig und machen es eigentlich sehr, Ivan: sehr freiwillig und versuchen eher mit Incentives, die Leute zu Begegnungen zu bringen.

Stella: Es ist ja erstmal gut, gerade wenn das als Team funktioniert, Stella: wo wäre für dich der Kipppunkt, wo du sagst, okay, an der Stelle müssen wir Stella: jetzt einschreiten, wenn du, weiß ich nicht, nur noch alleine bei euch im Office Stella: sitzt, trotz Barbecue Tuesday?

Ivan: Ja, das ist immer so ein bisschen, das ist immer die Gefahr.

Ivan: Ich glaube, daran liegt es, glaube ich, nicht.

Was ist der Kipppunkt?

Ja.

Ivan: Ich glaube, das muss man näher an den KPIs ausmachen.

Also wenn man das Gefühl Ivan: hat, und das muss man auch wirklich, da darf man nicht emotional sein.

Ivan: Also wenn man das Gefühl hat, okay, die Performance des Teams, Ivan: des Individuums ist nämlich nicht da, wo wir sie uns wünschen.

Ivan: Und dann gibt es einen Grund.

Wenn Sie fragen, hat man das Gefühl, Ivan: dass man es im Office besser wäre?

Ivan: Und manchmal muss man sagen, nein, das liegt nicht an dem.

Die Person würde Ivan: im Office genau performen.

Ivan: Und dann ist es die falsche Konsequenz, zu sagen, die Person muss öfter ins Office.

Ivan: Und manchmal kann es aber sein, dass man ja auf die Person vielleicht, Ivan: keine Ahnung, wie gesagt, oft bei Junioren-Profilen, direkt aus dem Studium, Ivan: nie so wirklich mal so in wirklich ein professionelles Umfeld, Ivan: nie so ein Team, wenn es mal brennt, wenn es wirklich mal heiß zu und her geht, Ivan: so eine Situation noch nie gehabt.

Ivan: Da kann es schon so sein, dass es einfach sinnvoll ist, öfters ins Office zu Ivan: gehen und auch mit Regeln dann zu arbeiten.

Stella: Wir kommen zum Abschluss des Podcasts und damit nochmal zu so einem kleinen Stella: Ausblick.

Wie werdet ihr das denn in Zukunft bei Deskbird handhaben?

Stella: Also erstmal so, wie es läuft oder planst du da irgendwelche Anpassungen bezüglich Stella: Remote und Office-Strategie bei euch?

Ivan: Also wir gehen schon in Richtung, also wir sehen ganz gerne Mehrwert auch von Offices.

Ivan: Und wir werden schon auch Richtung noch stärker einfach Office gehen.

Ivan: Nicht, weil wir sagen, wir wollen alle unsere Leute in Offices haben, Ivan: aber dass wir daran glauben, dass im Office sehr, sehr viel, Ivan: sehr Gutes entstehen kann.

Ivan: Und unsere Strategie ist eher zu sagen, okay, wo macht es Sinn, Ivan: noch weitere Hubs zu haben?

Ivan: Und im Hiring kann es schon sein, dass wir dann gucken, Okay, Ivan: wenn wir zwei gleich gute Kandidaten haben, der eine ist sozusagen bei einem Ivan: Office-Standort, der andere nicht, dann entscheiden wir uns wahrscheinlich für den Office-Standort.

Ivan: Und das ist unser Plan.

Tatsächlich haben wir auch weitere Offices geplant.

Ivan: Darf ich jetzt aber nicht sagen, wo die sind.

Stella: Wenn du jetzt sagst, wir, da muss ich nochmal nachhaken, heißt das, Stella: du als CEO mit dem Team, auch aus Geschäftsleitung, aus Führungskräften, Stella: oder heißt das, wir im Sinne von, wir als Team Deskbird, wir Mitarbeitenden, Stella: ziehen da an einem Strang?

Ivan: Ja, also das spricht für beides.

Ich glaube, keiner von Deskbird hat etwas dagegen, Ivan: dass mehr Office-Möglichkeiten sozusagen da sind.

Stella: Und die finale Frage, ich meine, junges Unternehmen, ihr plant doch was für die Zukunft.

Stella: Was mich noch interessiert, wie soll es mit Deskbird weitergehen?

Stella: Plant ihr vielleicht ein neues Feature?

Stella: Wollt ihr vielleicht auch den Fokus Energie sparen, was ja auch nah dran ist?

Stella: Ich schaffe Flächen ab, wo heize ich etc.

Stella: Noch mehr in euren Fokus nehmen.

Was ist da so geplant in den nächsten zwölf Monaten?

Ivan: Ja, also erstmal, ich glaube, das klingt total banal und langweilig, Ivan: aber erstmal sozusagen wollen wir unseren Kern ganz, ganz gut machen und weiterhin Ivan: sehr, sehr gut machen, das heißt sozusagen eine marktführende User Experience Ivan: rund um Desk Sharing anbieten und weiter ausbauen.

Ivan: Das Thema Desk Sharing ist noch lange nicht am Ende und dann so ein bisschen Ivan: die längerfristige Vision ist, dass ich auch glaube, dass das Thema KI ein ganz, Ivan: ganz großes, wichtiges Thema sein wird, auch im Bereich Workplace Management.

Ivan: Wir sind so im Bereich Workplace noch sozusagen, Ivan: sagen wir mal, so ein bisschen rückständig, was das Thema KI angeht, Ivan: das liegt daran, dass einfach die Daten, ganz viele Daten einfach nicht digitalisiert Ivan: sind, also nicht digital sind, also zum Beispiel Gebäudepläne in vielen Unternehmen, Ivan: als PDFs vielleicht, als Bilddateien irgendwie, als PNGs irgendwo rumliegen, Ivan: alle in einem anderen Format, das ist oft sozusagen ein Zeichnungsformat, Ivan: also es ist einfach so eine Art Photoshop, wo man dann irgendwie eine Bilddatei Ivan: daraus generiert, aber schwer zu lesen und.

Ivan: Da ist ganz, ganz viel Potenzial, weil viele Unternehmen, also wir sind immer Ivan: noch bei einer absoluten Verschwendung bei der Office-Fläche, bei Büroflächen, Ivan: aber das Problem ist, Unternehmen können nicht entscheiden, wenn sie keine Daten Ivan: haben und ich kann zwar ein Gefühl haben von irgendwie 30% Leerstand, Ivan: aber wenn ich es nicht in den Daten sehe, ich kann nicht eine Entscheidung treffen, Ivan: ich reduziere meine Fläche oder ich spare Energie oder wenn ich das halt nicht, Ivan: wirklich weiß, schwarz auf weiß irgendwo in den Daten sehe und das ist für uns Ivan: ist der nächste große Schritt auch, Ivan: da Unternehmen zu helfen, ja wir nennen es Workplace Intelligence, Ivan: Unternehmen dabei zu unterstützen bei der Entscheidungsfindung, Ivan: ja wie viel Fläche brauche ich an welchem Standort, wie muss die Fläche ausgestaltet Ivan: sein, wo brauche ich, welches Team braucht mehr Fläche, welches Team braucht weniger Fläche, Ivan: welche Arten von Meetingräumen brauchen wir mehr, von welchen brauchen wir weniger Ivan: und da wirklich Fläche maximal effizient zu nutzen.

Ivan: Das ist auch ganz klar bei uns auf der Zukunft, auf der Roadmap.

Stella: Ach, eine interessante These, dass Unternehmen immer noch sehr viel Fläche verschwenden.

Stella: Vielleicht eine, in der wir in einer der zukünftigen Folgen sprechen können.

Stella: Aber jetzt für die Folge von t3n Interview sind wir erst mal am Ende angekommen.

Stella: Und deshalb danke ich dir jetzt ganz herzlich, lieber Ivan, dass du heute bei Stella: uns zu Gast gewesen bist.

Ivan: Vielen Dank auch, dass ich hier sein durfte.

Stella: Und ich würde sagen, ihr schreibt uns am besten mal Feedback an podcast@t3n.de, Stella: wie euch diese Folge gefallen hat, ob ihr Lust habt, noch herauszufinden, Stella: warum Unternehmen eigentlich so viel Platz verschwenden.

Stella: Lasst mich das gerne wissen und schaltet vor allen Dingen nächste Woche gern Stella: wieder ein bei t3n Interview.

Stella: Vielen Dank fürs Zuhören und auf Wiederhören.

Marah: Hey, wir sind Mara und Flo aus dem t3n Product Team und wir haben Neuigkeiten für euch.

Marah: Wir entwickeln gerade ein neues Format.

Es geht um echte KI-Use- Cases aus Unternehmen Marah: und du kannst jetzt als Beta-Tester dabei sein.

Marah: Worum geht's?

Überall wird über KI geredet, aber wo sind die echten Erfolgsgeschichten Marah: mit Zahlen und Learnings?

Genau die zeigen wir.

Marah: Drei Wochen, drei Cases von Unternehmen, die es schon umgesetzt haben.

Marah: Ganz ehrlich, mit allen Learnings.

Melde dich jetzt als Beta-Tester an, Marah: kostenlos und exklusiv.

Aber das war's noch nicht ganz.

Flo: Genau, denn wenn ihr bereits spannende KI-Projekte, ob groß oder klein, Flo: bei euch umsetzt, dann meldet euch gerne bei uns.

Was uns wichtig ist, Flo: sind messbare Ergebnisse und ehrliche Einblicke.

Flo: Du zeigst, wie ihr es konkret gemacht habt, mit welchen Tools, Flo: Prozessen und den Hürden auf dem Weg.

Marah: Wenn das auf dich zutrifft oder du jemanden kennst, melde dich gerne.

Flo: Alle Links findest du in den Shownotes.

Wir freuen uns, von dir zu hören.