Praktyki wspierające produktywność osobistą

October 29

52 mins

View Transcript

Episode Description

Poznaj 11 prostych, ale jednocześnie skutecznych sposobów na ogarnięcie własnej produktywności — od listy rzeczy do zrobienia i planowania dnia, po technikę Pomodoro, regularne przerwy i blokadę powiadomień. Dowiesz się, jak przestać rozgrzebywać milion zadań, jak utrzymać skupienie i jak stworzyć sobie przestrzeń, w której naprawdę da się pracować. To solidny zastrzyk inspiracji dla każdego, kto chce pracować mądrzej, a nie więcej.

Porządny Agile · Praktyki wspierające produktywność osobistą

Spis treści

Lista rzeczy do zrobienia

Zacznijmy od pierwszej praktyki, listy rzeczy do zrobienia. Co właściwie się za nią kryje? To praktyka inspirowana metodą Getting Things Done. Jej celem jest ograniczenie rozproszenia poprzez przeniesienie wszystkich zadań z głowy na najlepiej konkretną, fizyczną lub elektroniczną listę rzeczy do zrobienia. Im bardziej rozproszona jest praca i im więcej wątków trzeba ogarniać równocześnie, tym łatwiej coś umyka. Zadania potrafią przypominać o sobie w losowych momentach. Takie sytuacje frustrują, stresują i często powodują przerwanie aktualnego zadania, by zająć się czymś zupełnie innym. Im bardziej zróżnicowane są zadania i wątki, tym większe ryzyko zapominania o części z nich. Niezapisane sprawy potrafią przypomnieć o sobie w zupełnie przypadkowych momentach. Niespodziewane przypomnienia wywołują stres, frustrację i często prowadzą do przerwania bieżącej pracy, by zająć się czymś innym.

Regularne korzystanie z list rzeczy do zrobienia pozwala ograniczyć stres i odzyskać spokój. Zamiast nosić wszystkie zadania w pamięci, wystarczy zapisać je na liście i wrócić do nich w odpowiednim momencie. Warto prowadzić kilka oddzielnych list, osobno dla spraw zawodowych, domowych czy prywatnych. Dzięki temu można sięgać po konkretne zadania wtedy, gdy przychodzi na nie czas, a jednocześnie uniknąć niechcianych przypomnień w nieodpowiednich momentach. Dzięki takiemu podejściu nie zdarza się już sytuacja, w której podczas pełnego skupienia, na przykład w trakcie prezentacji, nagle przypomina się o konieczności wysłania oferty lub odpowiedzi na wiadomość. Książkę, na której oparto tę metodę, przeczytaliśmy wiele lat temu. Już wtedy było widać, że wymaga aktualizacji. Część treści powtarzała się, a autor omawiał je kilkakrotnie w różnej formie. Mimo to sama koncepcja nadal ma wartość i zastosowanie. Kluczowym elementem metody jest tzw. Trusted System – jedno zaufane miejsce, w którym można zapisać wszystko, co wymaga uwagi, z pewnością, że nic nie zaginie. Wspomniane wcześniej nagłe przypomnienia o zadaniach w trakcie pracy to zjawisko dobrze znane. W takich sytuacjach warto natychmiast zanotować myśl w zaufanym systemie, na przykład w aplikacji do zarządzania zadaniami i wrócić do bieżącego zajęcia. Wystarczy kilka sekund, by uniknąć utraty koncentracji i mieć pewność, że nic istotnego nie umknie.

W kontekście produktywności warto dodać, że wiele z praktyk omawianych w tym materiale dotyczy umiejętności utrzymania skupienia i doprowadzania zadań do końca. Jednym z najtrudniejszych rodzajów rozproszenia jest tzw. pętla niekończącego się myślenia o zadaniach, ciągłe przypominanie sobie o nich zamiast faktycznego działania.

Planowanie dnia

Sama lista rzeczy do zrobienia jest pomocna, ale kluczowym krokiem jest jej codzienne przejrzenie i świadome zaplanowanie, które z zadań warto, trzeba lub chce się zrealizować danego dnia. Istnieją różne podejścia do momentu, w którym najlepiej zaplanować dzień. Najczęściej planujemy w jednym z dwóch momentów, wieczorem, z myślą o kolejnym dniu, lub rano, tuż przed rozpoczęciem pracy. Zanim rozpoczniesz pracę, przejrzyj listę zadań i określ, co powinno lub może zostać wykonane danego dnia. Wystarczy poświęcić na to od 5 do 15 minut, by rozpocząć dzień z jasnym planem i pewnością, że żadne istotne zadanie nie zostało pominięte.

Ta praktyka łączy się nie tylko z produktywnością, lecz także z ogólną efektywnością osobistą. Przeglądając plan dnia, najlepiej rano, warto ocenić, które zadania są najbardziej wartościowe i realne do wykonania w danym dniu. Celem jest skupienie się na działaniach, które przyniosą największy efekt. Niektóre zadania mogą poczekać, inne mają charakter czysto życzeniowy. To właśnie moment, by podejść do planowania realistycznie i codziennie rano zastanowić się, co rzeczywiście da się wykonać i co będzie najbardziej wartościowe. Warto określić, które z tych działań stanowi priorytet lub najważniejszy punkt dnia. W pracy w metodyce Scrum można to połączyć z koncepcją celu dnia. To konkretne zadanie lub rezultat, który ma być kluczowym osiągnięciem dnia. W ten sposób wcześniejsza praktyka, lista rzeczy do zrobienia, staje się naturalnym źródłem pomysłów na to, jak zaplanować dzień i jakie działania wybrać jako priorytetowe.

Dzielenie pracy na małe kawałki

Jednym z powodów odkładania pracy lub utknięcia w zadaniach jest ich zbyt duża skala. Próba realizacji zadań o zbyt szerokim zakresie często prowadzi do przeciążenia i braku postępów. Samo wyobrażenie dużego, złożonego zadania może wywoływać zniechęcenie, obawę przed porażką czy poczucie przeciążenia. W efekcie prowadzi to do odwlekania działania lub rozpoczęcia pracy bez realnego postępu. Mogą to być nawet drobne, pojedyncze czynności. Dobrym przykładem jest przygotowanie prezentacji. Przykładowo, przygotowanie godzinnej prezentacji inspiracyjnej można rozłożyć na kilka etapów: wymyślenie tematu, zapisanie pierwszych notatek, utworzenie pliku i podstawowego szkieletu prezentacji (np. strona tytułowa, wstęp, zakończenie). Każdy slajd może stanowić osobne zadanie, podobnie jak końcowy przegląd całej prezentacji. W połączeniu z listą rzeczy do zrobienia takie podejście sprzyja skupieniu. Duże, skomplikowane projekty przekształcają się w serię drobnych, wykonalnych zadań, które można realizować etapami, w dogodnym tempie, dziś, jutro lub wtedy, gdy pojawi się przestrzeń i energia.

Ważnym elementem dzielenia pracy na małe części jest poczucie postępu. Wykonanie nawet drobnego zadania daje szybką nagrodę, satysfakcję z odhaczenia pozycji na liście. W aplikacjach często towarzyszy temu dźwięk lub animacja, które wzmacniają to pozytywne wrażenie. To prosty, ale skuteczny mechanizm psychologiczny motywujący do dalszego działania. Dzielenie pracy na mniejsze elementy ma też wymiar praktyczny – pomaga doprecyzować, co właściwie należy zrobić. W trakcie tego procesu pojawiają się różne możliwe ścieżki realizacji: proste i szybkie, pośrednie lub bardziej rozbudowane. To moment, w którym można ocenić, która z nich najlepiej pasuje do sytuacji. Wybór ścieżki zależy od czasu, dostępnej energii i nastawienia do tematu. Warto rozbić zadanie na krótkie, łatwe do wykonania kroki, które nie budzą oporu przed rozpoczęciem. Kluczowa jest świadomość, że każdy z nich można zrealizować w kilkanaście minut. W tym miejscu działa prosta zasada: gdy już zaczynasz, łatwiej jest kontynuować. Dlatego wykonywanie zadań małymi krokami to skuteczny sposób na przełamanie oporu przed rozpoczęciem pracy. Dzięki temu praca stopniowo się posuwa, a lista zadań realnie się skraca.

Istnieje też dodatkowy efekt uboczny dzielenia pracy, po rozbiciu zadania można zauważyć, że niektóre jego elementy mają większą wartość, a inne są całkowicie zbędne. Warto to świadomie dostrzec już na wczesnym etapie pracy, uporządkować i zdecydować, z których elementów lepiej zrezygnować, szczególnie z tych, które wymagają czasu, a nie wnoszą realnej wartości dodanej, niezależnie od tego, jak jest ona definiowana. Przykładowo, przy przygotowywaniu prezentacji można świadomie pominąć niektóre elementy, jak notatki dla prelegenta. Choć wydają się przydatne, w praktyce często nie wnoszą istotnej wartości, dlatego ich pominięcie pozwala zaoszczędzić czas i skupić się na ważniejszych aspektach.

Skupienie na jednej rzeczy na raz

Kolejną skuteczną praktyką jest skupienie się na jednej rzeczy. Jej istota polega na konsekwentnym realizowaniu jednego konkretnego zadania od początku do końca, bez równoległego podejmowania innych działań. Nawet jeśli pojawiają się drobne przerwy lub nowe zadania, warto świadomie wracać do pierwotnego tematu, aby uniknąć jego rozciągania w czasie i utraty koncentracji. Po pierwsze, zbyt długie przerwy prowadzą do utraty skupienia, mimo że istniał konkretny powód rozpoczęcia pracy nad danym zadaniem. Po drugie, każde rozproszenie wydłuża całkowity czas realizacji. Choć nie poświęca się wtedy pracy nad zadaniem, jego „cykl życia” procesowo się wydłuża. Realizowanie zadań z przerwami, w kilku podejściach, generuje coraz wyższy koszt czasowy i poznawczy. W efekcie coś, co mogło zająć kilka minut, trwa kilkakrotnie dłużej, ponieważ każde ponowne wejście w zadanie wymaga ponownego „rozruchu” uwagi. Warto ćwiczyć umiejętność utrzymywania skupienia. Częstą pokusą jest podążanie za kolejnymi ciekawymi wątkami, np. otwieranie nowych kart, czytanie artykułów lub analizowanie tematów niezwiązanych z bieżącym zadaniem. Dlatego warto przyjąć zasadę świadomego skupienia, zobowiązania wobec siebie, by doprowadzić rozpoczęte zadanie do końca, odhaczyć je na liście i dopiero potem przejść do kolejnego. Domknięcie pracy daje satysfakcję i poczucie postępu. Najlepiej działa rytm pracy, w którym kolejne zadania są realizowane i domykane po jednym. To przeciwieństwo modelu z wieloma rozgrzebanymi tematami, licznymi otwartymi zakładkami, szkicami wiadomości i plikami w edycji, które rozpraszają uwagę i blokują efektywność. Tak jak komputer spowalnia przy zbyt wielu otwartych oknach, tak samo spada wydajność umysłowa, gdy uwaga jest rozproszona. Zmęczenie narasta szybciej, a efektywność pracy maleje.

Łączenie pracy w paczki

Może się to wydawać sprzeczne z zasadą skupienia na jednej rzeczy, jednak w niektórych sytuacjach świadome grupowanie zadań ma uzasadnienie i przynosi wymierne korzyści. Na czym to polega? Istota tej praktyki polega na łączeniu podobnych zadań w serie lub bloki wykonywane jedno po drugim, w ramach tego samego okresu pracy. Jeśli zadania są do siebie podobne, warto rozważyć ich grupowe wykonanie. Może to przynieść efekt synergii, usprawnić pracę, skrócić czas realizacji lub ograniczyć koszty. Zgrupowanie zadań w bloku czasowym sprzyja również utrzymaniu rytmu i tempa działania.

Dwa przykłady dobrze pokazują, jak można stosować tę praktykę w codziennej pracy. Pierwszym przykładem jest praca z pocztą elektroniczną. Zamiast reagować na każdy przychodzący e-mail i nieustannie sprawdzać skrzynkę, lepiej zaplanować jeden konkretny moment na przetworzenie wiadomości. Wtedy można przejrzeć wszystkie nowe maile i świadomie się nimi zająć.

Można połączyć to podejście z metodą Getting Things Done – jeśli wiadomość wymaga krótkiej odpowiedzi, od razu na nią odpowiadam. Jeśli wymaga więcej czasu, tworzę z niej zadanie do wykonania i archiwizuję e-mail. Dzięki temu skrzynka pozostaje pusta, a żadne zobowiązanie nie ginie. Taki sposób pracy pozwala w krótkim czasie osiągnąć stan „inbox zero”, czyli pustą skrzynkę odbiorczą, co daje poczucie kontroli i porządku.

Drugim przykładem są czynności związane z podsumowaniem miesiąca, głównie w obszarze faktur i finansów, które celowo odkładamy w czasie. W tym przypadku faktury przychodzące trafiają w jedno wyznaczone miejsce. Raz w miesiącu przeprowadzamy pełne rozliczenie: przeglądamy, skanujemy i wysyłamy dokumenty. Choć to nie należy do ulubionych zadań, wykonanie wszystkiego w jednym bloku daje ulgę i satysfakcję, że temat pozostaje zamknięty na kolejny miesiąc.

Warto zwrócić uwagę, że do łączenia pracy w paczki najlepiej nadają się zadania o asymfonicznej naturze, takie, które nie wymagają natychmiastowej reakcji. Przykładowo: na e-mail można odpowiedzieć pod koniec dnia, a księgowa poczeka do uzgodnionego terminu zamknięcia miesiąca. Część zadań naturalnie łączy się w bloki pracy. Nie każde wymaga natychmiastowej reakcji, wiele z nich można zaplanować i wykonać później, w odpowiednim momencie. Warto świadomie grupować podobne czynności, dostosowując sposób pracy do własnych potrzeb i charakteru zadań.

Technika Pomodoro

Czym właściwie jest technika Pomodoro? To popularna metoda zarządzania czasem i budowania osobistego skupienia. Jej celem jest utrzymanie pełnej koncentracji przez określony, z góry ustalony czas. Nazwa techniki pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Zegar symbolizuje ustalenie tzw. timeboxu odcinka czasu, w którym pracujesz w pełnym skupieniu. W tym czasie podejmujemy zobowiązanie wobec siebie, że nie będziesz się rozpraszać, a otoczenie może zauważyć, że jesteśmy zajęci. Polecany odcinek czasu w technice Pomodoro to 25 minut. To wystarczająco długo, by wykonać konkretne zadanie, a jednocześnie na tyle krótko, by łatwo było się zmobilizować i odłożyć inne sprawy na później. Sama metoda jest wyjątkowo prosta – polega na ustaleniu określonego czasu pracy i pełnym poświęceniu się zadaniu w tym przedziale. Po zakończeniu cyklu zrób krótką, świadomą przerwę, odpocząć, oderwać wzrok od ekranu, dać sobie chwilę wytchnienia. Następnie można rozpocząć kolejny cykl, czyli następne „Pomodoro”, kolejne 25 minut w pełnym skupieniu. Praca przebiega więc w rytmie naprzemiennych bloków koncentracji i krótkich przerw.

Wiele osób doświadcza pokusy pracowania tak długo, jak to możliwe, by dopracować każdy szczegół. Dotyczy to zarówno prostych czynności, takich jak napisanie wiadomości e-mail, jak i bardziej złożonych zadań, projektowania grafiki, przygotowywania raportu czy prowadzenia researchu. Gdy nie istnieje wyraźny termin zakończenia pracy, łatwo wpaść w pułapkę niekończącego się dopracowywania i udoskonalania szczegółów. Dlatego warto świadomie określać granice czasu poświęcanego na dane zadanie, na przykład zaplanować trzydzieści minut na research i uznać rezultat uzyskany w tym czasie za wystarczający. Podejście good enough, połączone z ograniczeniem czasu na wykonanie zadania, pozwala uniknąć scenariusza, w którym kolejne godziny upływają na bezskutecznym szukaniu odpowiedzi. W przypadku researchu warto założyć, że jeśli po określonym czasie nie uda się jej znaleźć, należy przerwać poszukiwania i przejść dalej.

Regularne przerwy

Kolejną techniką, zbliżoną do poprzedniej, są regularne przerwy w pracy. Choć brzmi to podobnie do metody Pomodoro, różni się od niej w szczegółach i w charakterze przerw. Oznacza to, że po 50 minutach pracy robisz regularną, dziesięciominutową przerwę. Czas przerwy powinien być czymś wyraźnie innym niż praca. Tu właśnie leży różnica w stosunku do Pomodoro, w tej metodzie przerwa może być krótsza i spędzona przy biurku, np. na przeczytaniu czegoś lekkiego dla relaksu. W podejściu 50–10 chodzi o przerwę fizyczną. Warto wstać od biurka, przewietrzyć pokój, rozprostować się, zrobić kilka ruchów, by przełamać długie siedzenie. Chodzi o realny odpoczynek od komputera i pracy umysłowej. Często to moment, by spojrzeć przez okno, dolać wody, zrobić kawę. W tym czasie warto skupić się na czymś zupełnie innym niż praca – chodzi o krótkie „naładowanie baterii” i powrót do kolejnego bloku z nową energią. Brak przerw powoduje spadek koncentracji, po około półtorej godziny uwaga zaczyna słabnąć, pojawia się zmęczenie i rozproszenie. Taka dziesięciominutowa przerwa jest potrzebna, by utrzymać skupienie.

Warto położyć nacisk na fizyczny aspekt przerwy. Niezależnie od tego, czy praca ma charakter kreatywny, intelektualny czy powtarzalny, ciało prędzej czy później zaczyna się domagać odpoczynku, a nasze możliwości koncentracji są ograniczone. Stosowana praktyka 50–10 znalazła potwierdzenie w badaniach, które wskazują bardzo podobne wyniki. Badania pokazują, że optymalny czas pracy to 53 minuty, po których zalecana jest przerwa. Warto wstać, poruszyć się, spojrzeć w niebo, dać oczom odpocząć, zrobić spokojne wdechy, kilka prostych działań związanych z ciałem i chwilą oderwania się. Kulisy nagrywania mogą być przykładem tej praktyki, treść nagraliśmy w trzech blokach pięćdziesięciominutowych. Nawet podczas dłuższego spotkania po około 50 minutach robiliśmy przerwę, mimo pokusy, by dodać jeszcze jeden punkt lub coś poprawić.

Świadomie robiona przerwa jest częścią umowy między współpracującymi osobami lub obietnicą złożoną sobie. Próba „dociągnięcia jeszcze kilku minut” zwykle kończy się zmęczeniem, dlatego lepiej robić przerwy regularnie, by utrzymać energię i produktywność przez cały dzień.

Izolacja od dźwięku otoczenia

To praktyka, która wydaje się oczywista i zrozumiała, ale dojście do niej często zajmuje trochę czasu. Ponieważ wiele osób wciąż jej nie stosuje, zdecydowaliśmy się ją wymienić. Chodzi o to, żeby w jakimkolwiek otoczeniu, w którym pracujesz, zadbać o możliwość izolacji, na przykład poprzez słuchawki wytłumiające lub muzykę, która sprawia, że mniej rozprasza otoczenie, mniej denerwują odgłosy, koty na korytarzu czy kurier przyjeżdżający do sąsiada, a może akurat do nas. Albo w tym najtrudniejszym scenariuszu, gdy praca odbywa się w biurze typu open space, gdzie naprawdę dużo się dzieje wokół i trudno się skupić. Dlatego warto świadomie zadbać o takie rozwiązanie, czasem nawet zainwestować w jakościowe, może droższe słuchawki, albo muzykę, która uspokaja i pozwala się skupić. Chodzi o to, by nie słyszeć otoczenia, by nie rozpraszało, nie spowalniało i nie irytowało, ponieważ wszystko to przekłada się na to, że każde zadanie trwa dłużej, a jego efekt może być gorszy.

Słuchawki wytłumiające okazały się jednym z największych odkryć w kontekście produktywności. Szczególnie uciążliwe bywały podróże pociągiem, gdzie wciąż brakuje zwyczaju zachowania ciszy w przedziale, a pasażerowie potrafią bez skrępowania prowadzić długie rozmowy telefoniczne. Osoby chcące w tym czasie poczytać książkę lub popracować przy komputerze mają trudność ze skupieniem, gdy w tle słychać czyjeś rozmowy. Możliwość odizolowania się od hałasu i dźwięków otoczenia staje się wtedy prawdziwym wybawieniem. Wystarczy założyć słuchawki, by natychmiast poczuć różnicę – dźwięki otoczenia stają się ledwo słyszalnym tłem, które przestaje przeszkadzać w skupieniu. Cicha muzyka w tle dodatkowo wzmacnia poczucie komfortu i tworzy wrażenie własnej, bezpiecznej przestrzeni do pracy. Co ciekawe, słuchawki nie muszą być używane wyłącznie w hałaśliwym otoczeniu. Nawet podczas pracy w domu mogą stanowić element rytuału, założenie słuchawek i włączenie ulubionej muzyki staje się sygnałem rozpoczęcia pracy. Słuchawki kojarzą się z momentem skupienia i produktywności, dlatego nawet bez potrzeby izolacji pomagają wejść w tryb pracy i utrzymać koncentrację.

Nie padło jeszcze, jaka to muzyka. Dla przykładu można wskazać, jaka muzyka sprawdza się najlepiej, bo ma to znaczenie. W tym przypadku najlepiej sprawdza się muzyka instrumentalna, jazz lub hip-hop w wersji bez wokalu, na przykład składanki podkładów DJ-a Premiera. Znajomość rytmu i brak tekstu sprzyjają skupieniu i utrzymaniu dobrego tempa pracy. Alternatywą i ciekawym odkryciem jest muzyka oparta na określonych częstotliwościach, jak w albumie Deep Healing, wykorzystującym tony o częstotliwości 432 Hz. Nie ma tam słów, to raczej ambient, dźwięki tworzące delikatne tło, które otacza i wycisza. Dobrze sprawdzają się jako przyjemne tło, sprzyjające skupieniu i spokojnej pracy. Muzyka ze słowami utrudnia skupienie, znajome utwory od razu przywołują w pamięci teksty i głosy, co rozprasza uwagę. Natomiast instrumentale – jak muzyka filmowa, spokojna elektronika czy chill-out – tworzą dobre tło do pracy i wspierają produktywność.

Blokada stron niezwiązanych z pracą

W kontekście wcześniejszego odniesienia do techniki Pomodoro, warto wspomnieć o praktyce blokowania stron niezwiązanych z pracą jako sposobie wspierania skupienia. Zastosowanie takiego rozwiązania wynika z obserwacji powtarzającego się schematu: przy mniej angażujących zadaniach pojawia się impuls, by odwiedzić jedną z „ulubionych” stron, czy to w poszukiwaniu ciekawostek, czy planując coś z zupełnie innego obszaru, np. sezon biegowy. To mechanizm, który w oczywisty sposób obniża koncentrację. Najczęściej ustawia się blokadę na godzinę, a przy większych tematach, na dwie godziny, z założeniem, że w połowie nastąpi przerwa. To forma cichej umowy z samym sobą, że w danym czasie, mimo przerwy, poświęcisz uwagę konkretnemu zagadnieniu. Nawet dziś zdarzają się sytuacje, gdy podczas pracy pojawia się impuls, by odwiedzić jedną z zablokowanych stron. Czasem odruchowo następuje kliknięcie i pojawia się ekran z komunikatem o blokadzie. To moment, w którym pojawia się w duchu taka myśl, za wcześniejszą decyzję o aktywacji blokady. To dobry przykład na to, jak łatwo wpaść w nieprzemyślane decyzje, mózg w poszukiwaniu dopaminy kieruje uwagę ku bodźcom niezwiązanym z pracą. W efekcie tracimy koncentrację i produktywność.

Ta praktyka może być szczególnie bliska osobom, które z niej nie korzystają – i odczuwają skutki braku ochrony przed rozpraszaczami. Wśród typowych pułapek znajdują się strony internetowe, filmy czy inne źródła bieżącej treści. Przykładem może być scrollowanie newsów, czy to na portalach informacyjnych, czy na platformach społecznościowych, takich jak X.com (dawniej Twitter). Wystarczy jedna ciekawa historia, nawet związana z pracą, by skutecznie „zabić” produktywny dzień. Dobrym przykładem jest LinkedIn, źródło zawodowych treści, ale również miejsce, w którym łatwo się zapętlić. Minuty mijają, zamieniają się w godziny, a produktywność dnia znika bez śladu. Nawet jeśli ta praktyka nie została jeszcze wdrożona, warto przyjrzeć się jej bliżej i zainspirować działaniem innych. Warto świadomie wykonać ten krok.

Blokada połączeń i powiadomień

Nawet jeśli blokada stron nie jest stosowana, warto świadomie kontrolować to, co próbuje odciągnąć uwagę, od komunikatów po połączenia przychodzące. Przykładowo, w trakcie nagrania podcastu (co widać na wersji wideo) telefon ustawiamy w trybie samolotowym. Dzięki temu nikt przypadkiem do nas nie zadzwoni, ale też nie pojawi się żaden komunikat, o SMS-ie, wiadomości w komunikatorze czy jakimś powiadomieniu z aplikacji. Idąc dalej, można, podejść do tego jeszcze bardziej kompleksowo. Chodzi o takie ustawienie komputera i telefonu, żeby te wszystkie połączenia, powiadomienia, wyskakujące okienka, pingnięcia i dźwięki nie rozpraszały. Czasem to działa zupełnie nieświadomie, tuż przed nagraniem może przyjść wiadomość od klienta z pytaniem o współpracę. I już jakiś fragment uwagi przez cały czas zajmuje myśl: co trzeba będzie odpisać, jak się tym zająć. To może skutecznie rozwalić produktywność. Dlatego warto świadomie poustawiać sobie te wszystkie notyfikacje. Najlepiej większość z nich po prostu wyłączyć i zostawić tylko te, które naprawdę są potrzebne, a większość nie jest.

Powiadomienia bywają jednym z największych rozpraszaczy i zdecydowanie warto je eliminować. Gdyby wszystkim aplikacjom na komputerze i telefonie pozwolić na swobodny dostęp, można funkcjonować w stanie ciągłego reagowania na powiadomienia. Przykładem może być silny detoks od mediów społecznościowych. Obecność ograniczona jest w zasadzie wyłącznie do LinkedIna. Inne platformy jak X, Facebook czy Instagram nie są zainstalowane na telefonie, a dostęp na komputerze jest zablokowany przez brak zalogowania. Dodatkowa bariera np. konieczność użycia fizycznego klucza powoduje, że decyzja o wejściu musi być naprawdę świadoma. Często widać osoby, które podczas podróży na przykład w pociągu nieustannie odbierają kolejne powiadomienia. Wystarczy jedna trasa pociągiem, by zobaczyć, jak łatwo można spędzić godzinę, reagując na powiadomienia co minutę. Taki tryb działania trudno sobie wyobrazić, dlatego powiadomienia ograniczone są do absolutnego minimum, wyłącznie tych naprawdę krytycznych. Stosowane są co najmniej dwa poziomy odcięcia: jeden tryb pracy, który całkowicie wycisza wszystko. Żadnych połączeń, komunikatów ani dźwięków. Drugi łagodniejszy tryb „nie przeszkadzać” – pozwala na kontakt, tylko wybranym osobom, rodzinie czy konkretnym osobom oznaczonym jako ważne. Wybrane powiadomienia, od bezpośrednich współpracowników, mają swoją rangę, ale są wyjątkami. Również ustalenie wspólnych zasad kontaktu w zależności od pilności ułatwia zarządzanie powiadomieniami i ogranicza niepotrzebne dystraktory. Świadome zarządzanie wszystkimi bodźcami, którymi świat próbuje bombardować w czasie pracy, może naprawdę mocno podnieść produktywność,o ile pojawi się gotowość, by zrezygnować z FOMO. To przekonanie, że brak bieżących informacji oznacza stratę, może być złudne. Z doświadczenia, nawet jeśli coś zostaje „utracone”, to nie wpływa to na jakość życia. Wiele informacji powiela się w mediach, zmieniają się jedynie nagłówki. Tego typu treści, nawet jeśli powszechnie uznawane za ważne, wcale nie muszą być potrzebne do tak zwanego szczęścia.

W kontekście popularnych rozpraszaczy warto zwrócić uwagę na dwa narzędzia z rodziny Microsoftu Outlook i Teams, szczególnie obecne w środowiskach korporacyjnych. Rekomendacja jest prosta: warto wyłączyć wyskakujące powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail. W typowym środowisku biurowym napływ e-maili jest nieprzerwany. Nie ma realnych szans, by nadążyć za wszystkimi wiadomościami. Co gorsza, fragment wiadomości wyświetlony w formie powiadomienia może całkowicie oderwać od wykonywanego zadania. Podobnie jest z komunikatorami w szczególności z Microsoft Teams, gdzie uczestnictwo w wielu kanałach może skutkować nieustannym strumieniem pingnięć, komunikatów i alertów. Warto skorzystać z możliwości systemu operacyjnego – zarówno Windows, jak i macOS i wyciszyć wszystkie niepotrzebne sygnały. Alternatywą może być korzystanie z dedykowanych trybów skupienia, które ograniczają zakłócenia tylko do niezbędnego minimum.

Organizacja przestrzeni do pracy

Tę praktykę warto omówić z dwóch perspektyw. Pierwsza dotyczy przygotowania przestrzeni przed rozpoczęciem pracy. Chodzi o przygotowanie wszystkich elementów niezbędnych do pracy, które, w zależności od osoby, mogą się różnić. Kluczowe jest, by nie trzeba było ich szukać czy po nie wstawać, każda taka czynność to potencjalne rozproszenie.

[Na koniec zachęcamy do refleksji, jak zapewniasz sobie produktywność osobistą, na ile nad tym panujesz, czy budujesz sobie nawyki albo, czy masz nawyki, które produktywność obniżają. Przykładowo: woda, kawa, przybory do pisania czy notatnik, to wszystko powinno znaleźć się w zasięgu ręki. Przejście do innego pomieszczenia, do kuchni, często kończy się niespodziewanym odciągnięciem uwagi. Dlatego przygotowanie wszystkich niezbędnych rzeczy z wyprzedzeniem, w tym zaplanowanie posiłków, pozwala ograniczyć potrzebę odchodzenia od biurka. Każde odejście od stanowiska pracy może wybić z rytmu i utrudnić powrót do skupienia.

Kolejna perspektywa dotyczy fizycznej przestrzeni pracy. Osoby oglądające nagranie mogą dostrzec konkretne przykłady organizacji stanowiska. W zasięgu ręki znajdują się karteczki, notatnik, zapas długopisów, drukarka, a także półka z najczęściej wykorzystywanymi książkami. Dzięki odpowiedniej organizacji przestrzeni można przepracować wiele godzin bez konieczności odchodzenia od biurka. Wszystko, co potrzebne, znajduje się w zasięgu ręki i ogranicza rozpraszacze. Szczególnie przy pracy zdalnej warto oddzielić przestrzeń przeznaczoną do pracy od tej, która służy rozrywce. Pomaga to w zachowaniu skupienia. Im łatwiej dostępny jest rozpraszacz, tym większe prawdopodobieństwo, że odciągnie uwagę od właściwego zadania. Przykładowo: książki o ogrodzie znajdują się w innym pomieszczeniu. Dzięki temu nie rozpraszają w czasie pracy. Jeśli pojawia się potrzeba pracy nad planowaniem ogrodu, trzeba fizycznie zmienić przestrzeń.

Podsumowując, w materiale znalazło się jedenaście praktyk, które przetestowaliśmy lub regularnie stosujemy. To nie jest zamknięty katalog. Nikt nie ma złudzeń, że wdrożenie dokładnie tych praktyk automatycznie poprawi sytuację w każdej organizacji. Głównym celem było zachęcenie do refleksji nad osobistą produktywnością. Na ile świadomie podchodzi się do zarządzania uwagą i eliminowania przeszkód w skupieniu? Warto zadać sobie pytanie, czy budujesz sobie pozytywne nawyki, które pomagają ci w tej produktywności, albo czy masz takie nawyki, które tą produktywność obniżają i czy zdajesz sobie z nich sprawę i próbujesz coś z nimi robić?

Kolejna refleksja na zakończenie dotyczy możliwości przeniesienia wybranych praktyk z poziomu indywidualnego na poziom zespołowy. Lista zadań do wykonania może funkcjonować jako narzędzie wspólne dla całego zespołu. Wspólne planowanie dnia lub dłuższych okresów pracy to kolejna praktyka, którą można z powodzeniem stosować w grupie. Dzielenie pracy na mniejsze elementy oraz koncentracja na jednym zadaniu w danym momencie to zasady, które dobrze sprawdzają się również w pracy zespołowej. Łączenie w paczki zadań o podobnym charakterze także może przynieść efekty na poziomie całego zespołu. To przykłady działań, które nie muszą pozostawać wyłącznie w sferze indywidualnej, lecz mogą wspierać również zespołową efektywność i organizację pracy.

Jedenaście praktyk poprawy produktywności osobistej, które rekomendujemy i sami stosujemy

Lista rzeczy do zrobienia
Planowanie dnia
Dzielenie pracy na małe kawałki
Skupienie na jednej rzeczy na raz
Łączenie pracy w paczki
Technika Pomodoro
Regularne przerwy
Izolacja od dźwięku otoczenia
Blokada stron niezwiązanych z pracą
Blokada połączeń i powiadomień
Organizacja przestrzeni do pracy

Dodatkowe materiały

FAQ: Praktyki wspierające produktywność osobistą

Czym różni się produktywność od efektywności?

Produktywność to ilość pracy wykonanej w danym czasie, a efektywność to również wartość tej pracy. W praktyce – osoba produktywna częściej bywa efektywna.

Dlaczego warto mieć listę rzeczy do zrobienia?

Lista rzeczy do zrobienia odciąża pamięć i redukuje stres. Zamiast martwić się, że coś zapomnisz, zapisujesz wszystko w „trusted system” i możesz skupić się na działaniu.

Kiedy najlepiej planować dzień – rano czy wieczorem?

Nie ma jednej reguły czy planować rano, czy wieczorem. Poranne planowanie daje świeże spojrzenie na priorytety dnia. Jeśli wieczorem wolisz zamknąć głowę na noc – to też dobry moment.

Dlaczego duże zadania warto dzielić na małe kawałki?

Małe kroki w realizacji wielkich planów są łatwiejsze do rozpoczęcia i szybsze do ukończenia. To daje dopaminową satysfakcję z postępu i motywuje do dalszej pracy.

Co oznacza „skup się na jednej rzeczy na raz”?

Zasada One Piece Flow: realizujesz jedno zadanie od początku do końca, zanim ruszysz z kolejnym. Dzięki temu unikasz rozproszenia i kończysz więcej zadań w krótszym czasie.

Czym jest „łączenie pracy w paczki”?

Łączenie pracy w paczki to grupowanie podobnych zadań – np. odpowiadanie na maile, wystawianie faktur – w jeden blok czasowy. Pozwala szybciej wejść w rytm i skrócić łączny czas pracy.

Na czym polega technika Pomodoro?

W technice Pomodoro pracujesz w skupieniu przez 25 minut, po czym robisz krótką przerwę. Po kilku takich cyklach – dłuższa przerwa. Prosta metoda, która pomaga utrzymać uwagę i nie przeciążać się.

Na czym polega praktyka 50/10?

Pracujesz 50 minut i robisz 10 minut przerwy. Zrób reset dla ciała i mózgu. Wstań, przewietrz pokój, poruszaj się.

Jak izolować się od dźwięków otoczenia?

Izoluj się od dźwięków otoczenia za pomocą słuchawek wytłumiających lub muzyki bez słów. Taka praktyka pomaga zachować skupienie, nawet w hałaśliwym otoczeniu (np. open space czy pociąg).

Dlaczego warto blokować strony niezwiązane z pracą?

Zablokuj sobie strony, które nie są potrzebne do pracy. Nawet krótkie „zajrzenie na chwilę” często kończy się 20-minutowym rozproszeniem. Aplikacja do blokowania stron to sposób na odzyskanie własnego czasu.

Jak poradzić sobie z powiadomieniami i połączeniami?

Notyfikacje mogą spowolnić Twoją pracę. Wyłącz wszystko, co nie jest naprawdę potrzebne. Ustaw tryb pracy, ogranicz powiadomienia, wycisz komunikatory. Każde „pingnięcie” to utrata skupienia.

Jak organizacja przestrzeni do pracy wpływa na produktywność osobistą?

Dobre zorganizowanie sobie przestrzeni roboczej to zadbanie, by wszystko, co potrzebne, było pod ręką, a rzeczy rozpraszające – poza zasięgiem. Czyste biurko i porządek w otoczeniu przekładają się na możliwość nieprzerwanej pracy w skupieniu.

W jaki sposób prowadzenie listy zadań pomaga w utrzymaniu skupienia?

Robienie listy zadań zapobiega przerywaniu pracy przez nagłe przypominanie sobie o innych obowiązkach. Przy decydowaniu o nowym zadaniu łatwo wrócić do ustalonej listy pomysłów.

Jaki rodzaj zadań najlepiej nadaje się do łączenia w paczki?

Łącz w paczki zadania o charakterze asynchronicznym, które nie wymagają natychmiastowej reakcji. Mogą to też być zadania żmudne albo mało satysfakcjonujące lub takie, które wymagają dodatkowych przygotowań na starcie.

Dlaczego praca nad produktywnością osobistą wpływa na cały zespół?

Produktywność członków zespołu jest skorelowana z efektywnością całego zespołu. Gdy każdy członek działa bardziej świadomie i kończy zadania, zamiast je rozgrzebywać, cała grupa staje się efektywniejsza — mniej chaosu, więcej realnych rezultatów.

Jakie nawyki najbardziej obniżają produktywność?

Tego unikaj: brak planu dnia, reagowanie na powiadomienia w czasie pracy, odkładanie dużych zadań i multitasking. Te drobne, nieświadome zachowania codziennie „zjadają” godziny i obniżają Twoją produktywność.

Od czego najlepiej zacząć, jeśli chcę poprawić produktywność już dziś?

Wybierz jedną praktykę i przetestuj ją przez tydzień — np. planowanie dnia lub przerwy 50/10. Nie próbuj wdrażać wszystkiego naraz; kluczem jest konsekwencja w budowaniu nowego nawyku, a nie skala zmian.

Transkrypcja podcastu „Praktyki wspierające produktywność osobistą„

Poniżej znajdziesz pełny zapis rozmowy z tego odcinka podcastu Porządny Agile.

Jacek: Dzisiaj trochę inny odcinek niż nagrywamy zwykle. Będzie zdecydowanie bardziej z perspektywy osobistej. Natomiast uważamy z Kubą, że wszystko to co dzisiaj powiemy bardzo dobrze aplikuje się do pracy pojedynczego członka zespołu. Ponieważ sumy efektywnych i produktywnych jednostek uzyskujemy efektywny zespół. Bez skupienia się na poziomie indywidualnym zespół będzie kosztował. Natomiast nie będzie generował tak dużej wartości.

Kuba: Konkretne praktyki, które wymienimy są głównie skupione na produktywności. Rozumiane jako ilości pracy, która dana osoba jest w stanie wykonać w jednej jednostce czasu. Na przykład w jednym dniu i jednym tygodniu. A nie efektywności, tak jak ją wspominamy w naszych dotychczasowych materiałach. Gdzie w efektywności patrzy się też na wartość pracy. Ale, jednak to na poziomie osobistym, na poziomie pojedynczej osoby jest to bardzo silnie skorelowane. Czyli osoba, która jest w stanie zamknąć trzy zadania dowolnego typu w trakcie dnia prawdopodobnie, jakby na to nie spojrzeć, będzie bardziej efektywna niż osoba, który tej zadań nie w stanie zrobić tylko jedno albo ma tak niepoukładany warsztat pracy, że nie robi nic. Tutaj cały odcinek będzie o tym, jak tak poukładać sobie pracę i tak wykonywać zadania, żeby być w stanie kończyć, dostarczać efekty z pracy, którą się ma.

Jacek: Spis treści na dzisiaj, to będzie lista konkretnych praktyk. I wymienimy i omówimy następujące praktyki. Lista rzeczy do zrobienia, planowanie dnia, dzielenie pracy na małe kawałki, skupianie się na jednej rzeczy na raz, łączenie pracy w paczki, technika Pomodoro, regularne przerwy, izolacja od dźwięków otoczenia, blokada stron niezwiązanych z pracą, blokada połączeń i powiadomień, organizacja przestrzeni do pracy.

Kuba: W tym sensie odcinek po prostu składa się z wejścia głębiej w te praktyki. Zacznijmy od pierwszej praktyki, czyli lista rzeczy do zrobienia. Co tutaj mamy na myśli? Jest to praktyka mocno zainspirowana chociażby metodą Getting Things Done, czyli koncepcja tego, żeby nie rozpraszać się myśleniem o tym, co jest do zrobienia, mieć mechanizmy, najlepiej listę rzeczy, konkretną, fizyczną albo elektroniczną, w której zapisywane są rzeczy, które są do zrobienia przez daną osobę. Im bardziej rozproszona nasza praca, im bardziej rozproszona wątki, które mam ja sam na głowie na przykład, tym bardziej zapominam o pewnych sprawach, przypominają one mi się w dość losowych momentach. To mnie denerwuje, to mnie stresuje, to czasami powoduje we mnie przerwanie pracy, którą wykonuję w danej chwili i przełączenie się na jakiś zupełnie inny wątek. Po tym, jak zacząłem sam mocno osobiście stosować listy rzeczy do zrobienia i zapisuję sobie takie listy, po prostu przestałem się martwić, przestałem się tym stresować, tylko po prostu wyrzucam sobie wszystkie te myśli na listę rzeczy do zrobienia. Mam ich kilka, mam jedną do rzeczy do zrobienia takich zawodowych, mam też listę rzeczy do zrobienia w ogrodzie, mam listę rzeczy do zrobienia w domu czy w życiu rodzinnym i z tych konkretnych list czerpię, gdy przychodzi dzień czy moment, żeby zacząć coś z tym robić, ale też na to listę rzeczy wrzucam, żeby się nie martwić, żeby one mi się nie przypominały, żeby mi się w szczególności nie przypominały. W najgorszym możliwym momencie, gdy jestem turbo skupiony na jakiejś prezentacji, a mi się przypomina, że mam wysłać ofertę albo odpowiedzieć na jakiegoś maila.

Jacek: Tak i ja podobnie jak Kuba stosuję też to podejście. Czytałem książkę lata temu, nie wspominam tego najlepiej, bo ta książka już te kilka lat temu miałem poczucie, że wymagałaby trochę odświeżenia, jak również miałem wrażenie, że pewne rzeczy są w dosyć taki powtarzalny sposób zapętlane i omawiane, ale innymi słowami. Niemniej sama ta koncepcja jak najbardziej ze mną rezonuje. W szczególności to autor oryginalnie nazywa Trusted System, o ile dobrze pamiętam, czyli takie jedno miejsce, w którym zawsze wiemy, że możemy pewne rzeczy zapisać i wiemy, że one tam będą. I to co Kuba mówisz o tym, że sobie przypominasz, pewne rzeczy w trakcie, kiedy wykonujesz jakieś konkretne zadania, to mam bardzo podobnie i działa to u mnie w ten sposób, że jeśli mi taka myśl przyjdzie, niepokojąca np. miałem zrobić coś tam, to po prostu wyrobiłem sobie nawyk używania szybko skrótu klawiaturowego, wpisuję to zadanie w moim przypadku akurat do aplikacji To Do List i po prostu zamykam. Całość trwa 3 sekundy, a ja zyskuję pewność, że żadna myśl, która mi przychodzi do głowy i albo jest sensowna, albo ocenię za jakiś czas, czy jest sensowna, wiem, że taka myśl mi nie uleci.

Kuba: Taki komentarz, jak to się przykłada na produktywność, bo to może wprost od nas nie padło, no to tutaj wiele z praktyk, które będziemy wymieniać w dalszej części tego materiału, będzie orbitowała wokół skupienia, wokół kończenia. No i jednym z najtrudniejszych właśnie przerwań to jest taka pętla niekończącego się myślenia o rzeczach, które są do zrobienia, przypominania sobie, próbowania o nich ciągle myśleć zamiast je robić. Więc tutaj jest taki koncept zrzuć je na listę, nie myśl o nich, gdy je nie robisz, albo miej miejsce, z którego zaczerpniesz następną rzecz do zrobienia, gdy będzie właśnie okienko, żeby coś zrobić.

Jacek: Druga praktyka, którą chcemy się podzielić, to praktyka planowanie dnia. Posiadanie listy rzeczy do zrobienia jest bardzo przydatne, natomiast to, co trzeba zrobić w kolejnym kroku z taką listą, to jednak przysiąść i zastanowić się dobrze, to co z tej listy powinienem albo chcę, albo muszę zrobić dzisiaj. Różne ludzie mają podejścia do tego momentu, kiedy występuje planowanie. Takie dwa najpopularniejsze podejścia, które spotykam, to jest albo to jest wykonywane wieczorem na kolejny dzień, albo jest to wykonywane rano. Z mojej perspektywy akurat mi najbardziej działa to planowanie od rana, czyli zanim zacznę jakiekolwiek działania wykonywać w danym dniu, przeglądam sobie tę listę, oceniam, co powinno się wydarzyć dzisiaj albo co chciałbym zrealizować dzisiaj. Poświęcam na to od 5 do 15 minut i tak naprawdę wchodzę w dzień z poczuciem, że o żadnej istotnej rzeczy nie zapomniałem.

Kuba: I tutaj jest praktyka, która fajnie może się połączyć jednak z efektywnością osobistą, ale nie tylko z produktywnością, czyli przeglądając sobie ten plan dnia, ja też to robię z rana, mogę ocenić, co jest najbardziej wartościowe, co mogę zrobić dzisiaj, co jest realne, że w ogóle zrobię dzisiaj. No i też skupić się właśnie na dokładnie tych rzeczach, które najważniejsze efekty dadzą. Są rzeczy, które mogą poczekać, są rzeczy, które może są tylko takimi chciejkami, fajnie byłoby je zrobić, to jest dokładnie ten moment, żeby być bardzo szczerym względem siebie, codziennie rano się zastanowić, czy da się to zrobić i co spośród tego, co jestem w stanie zrobić jest wartościowe, może co jest takim highlightem dnia, a jeśli stosujemy Scruma, to może tutaj też jest miejsce na taką koncepcję celu dnia. Czyli jakaś rzecz, którą chcę szczególnie osiągnąć, coś, co mnie szczególnie przyświeca. Swoją drogą to się ze sobą łączy, czyli tak jak Jacek to przedstawił, czyli ta lista rzeczy do zrobienia, czyli pierwsza praktyka wymieniona przez nas, no to to może być właśnie takie źródło, z którego czepiemy pomysły na to, jak i co sobie zaplanować na ten konkretny dzień.

Kuba: Trzecią praktyką, którą dorzucamy do puli, to dzielenie pracy na małe kawałki. Jednym z powodów zarówno nie podejmowania zadania, gdyż ewentualnego utknięcia w zadaniach zbyt dużych i takiego rozwleczenia, może być to, że próbujemy przełknąć za duży kawałek, mówiąc potocznie, czyli zabieramy się za jakieś zadanie, które jest za duże. W moim przypadku to jest ewidentnie nawet odwlekanie tego, że sama perspektywa, że mam coś dużego przed sobą, powoduje, że na przykład czuję, że nie podołam, nie skończę, będę się denerwował rozgrzebie i z tego powodu pewnych rzeczy nie realizuję, a jeszcze w najgorszym scenariuszu próbuję się za nie zabrać, ale jednak się za nie zabieram i nic nie robię w tym momencie czy w tamtym okresie. Więc tutaj zdecydowanie rekomendujemy podzielić pracę na małe kawałki. To mogą być dosłownie pojedyncze czynności do wykonania, użyję takiego przykładu przygotowania prezentacji. Żeby przygotować na przykład jakąś prezentację inspiracyjną godzinną, no to mogę to rozdzielić na najdrobniejsze możliwe cząstki, jakie mi przychodzą do głowy, czyli wymyślić, o czym w ogóle coś chcę powiedzieć. To już jest jedno zadanie i to jest osobne zadanie, zapisać parę notatek. Oddzielnie to jest założyć sobie jakiś plik i jakiś totalnie szkielet, zrobić wstęp, strona tytułowa i może przekopiować podziękowanie za pytania. No i oddzielnymi punktami będą te pojedyncze slajdy, każdy jeden to jest w zasadzie osobne zadanie, może też osobne zadanie, to jest przejrzeć całość. I zwłaszcza jeśli stosujemy listę rzeczy do zrobienia, jeśli sobie też tak bardzo dozujemy skupienie, no to może się okazać, że te trudniejsze, wielkie rzeczy po prostu są rozwijane na gruncie rzeczy banalne, oddzielne taski i takie małe cząstki, które można domknąć, przeskoczyć na następną albo wrócić do tego na przykład dopiero jutro czy pojutrze, jeśli nie mamy na to przestrzeni czy siły.

Jacek: I istotnym aspektem dzielenia tej pracy na małe kawałki jest też ten aspekt takiego poczucia, że faktycznie coś zrobiliśmy, czyli zrobienie małego zadania daje nam bardzo szybko taką dopaminową nagrodę, że coś odhaczamy, zwykle w aplikacji, jeżeli to robimy na komputerze czy na telefonie, towarzyszy temu jakiś dźwięk, jakaś animacja, coś, co już mamy w pewnym sensie zaprogramowane, że to jest fajne, w sensie lubimy ten moment, kiedy te rzeczy odhaczamy i kiedy je wykonujemy, więc to jest taki aspekt psychologiczny. A z drugiej strony, jeśli chodzi o mnie, ja bardzo często bez podzielenia na małe kawałki tak do końca nie wiem jeszcze, co powinienem zrobić, więc sam proces dzielenia jest dla mnie jednocześnie też takim momentem, kiedy zastanawiam się, co bym chciał uzyskać, od razu w głowie mi się pojawiają różne ścieżki dojścia do rozwiązania, takie superproste, coś co jestem w stanie zrobić szybko, jakieś warianty pośrednie, też takie warianty najbardziej rozbudowane. I w zależności od sytuacji, od tego ile mam czasu, ile mam energii, jak bardzo lubię ten konkretny temat, wybieram sobie jedną z tych ścieżek i rozbijam sobie to na mniejsze, krótsze zadania, które wiem, że nie będę miał problemu, żeby w ogóle je podjąć, bo w głowie sobie mówię, przecież zrobisz to w 15 minut. Tu z kolei odpala się ta sztuczka, że jeśli już coś zaczniemy robić, to jest nam trochę trudniej przestać, więc z mojej perspektywy takie dziubanie tych tematów do zrobienia małymi kawałkami jest też bardzo fajnym sposobem na to, żeby się za tę pracę po prostu zabrać i żeby ona zaczęła w naszych rękach się wykonywać, a jednocześnie też znikać.

Kuba: Jest jeszcze dodatkowy efekt boczny dzielenia, może się okazać, że praca po podzieleniu będzie miała cząstki bardziej wartościowe czy właśnie totalnie pomijane, co też warto sobie bardzo świadomie na wczesnym etapie zauważyć, poukładać i być może również bardzo świadomie zrezygnować z niektórych elementów, które np. wymagają czasu, a w sumie wartości dodanej, jakkolwiek ją mierzymy czy jakkolwiek ją sobie identyfikujemy, po prostu w tym czymś nie ma. Czyli powiedzmy idąc tropem tej prezentacji np. w moim przypadku najczęściej rezygnuję z notatek dla prelegenta, bo choć fajnie byłoby je mieć, wiem, że za bardzo i tak zazwyczaj mi nie pomagają, więc jednak z nich zupełnie rezygnuję.

Jacek: Kolejna praktyka, która się nam bardzo dobrze sprawdza, to praktyka skupienia się na jednej rzeczy na raz. Polega ona na tym, że dążymy do realizacji jednego konkretnego tematu, czy jednego konkretnego zadania od samego początku, aż do momentu, kiedy nie będzie to zadanie zrealizowane. Czyli osobiście podchodzę do tego w ten sposób, że nawet jeżeli mam jakieś drobne przerwania, które muszę obsłużyć w trakcie realizacji jakiegoś większego zadania, to jednak nawet, jeśli z tych przerwań wynikają jakieś kolejne zadania, które mógłbym zrealizować i może nawet chciałbym je zrealizować, to jednak świadomie staram się wracać do tego pierwotnego zadania, które rozpocząłem, po to, żeby ono się nie rozwlekało w czasie. Po pierwsze, ryzyko jest takie, że mogę stracić skupienie i zostawię je na dłuższy czas rozgrzebane, a jednak był jakiś powód, dla którego je rozpocząłem. A drugi aspekt jest taki, że ono po prostu będzie się ciągnąć. Ten czas przestojów, ten czas, kiedy poświęcam się na coś innego niż to zadanie, chcąc nie chcąc, powoduje, że patrząc tak ze strony procesowej, to czas realizacji tego konkretnego zadania po prostu będzie rósł, pomimo iż aktywnie nie wkładam w to zadanie żadnej pracy. drobniejsze, robione na kilka razy, czyli z kilkoma podejściami po przerwaniu, powrót do zadania, które zostały już trochę rozgrzebane. No, koszt ich rośnie strasznie. Może się okazać, że coś, co powinno zająć się parę minut, sumarycznie zajmuje kilkanaście czy kilkadziesiąt minut, bo co się próbowało w nie wejść, to się człowiek rozproszył albo przeskoczył na jakieś inne zadanie. Więc tutaj też się ćwiczę w tym skupieniu. Sam osobiście miewam tendencję właśnie do rozproszeń, do takiego podejścia, a skoro już coś ciekawego znalazłem, to jakby łapię za ten sznureczek i zaczynam za niego ciągnąć i gdzieś tam dwie zakładki dalej się orientuję, że przecież miałem odpowiedzieć na maila, a nie przeglądać się na jakieś nowe newsy z jakiejś merytoryki najnowszych zmian w branży, więc tutaj takie świadome założenie sobie samemu, obiecanie sobie samemu, że będę się skupiać na tej rzeczy, którą właśnie podjąłem i też dążenie ze wszystkich sił do tego, żeby po prostu je odhaczyć, zamknąć, odhaczyć na liście, co tam będzie wracało, czyli ucieszyć się z tego domknięcia, zamknięcia i dopiero wtedy ewentualnie zastanowić się, co jest tą następną rzeczą, którą mogę podjąć i tak najlepiej to wpaść w taki ciąg kolejnych, pojedynczych rzeczy, które są domknięte, a jako przeciwieństwo modelu, w którym jest mnóstwo rozgrzebanych wątków, pełno pootwieranych zakładek, kilka maili w szkicu, czy kilka stron w edycji, kilka plików otwartych, na których ciągle coś tam jest, jakiś wątek, no tak przyrysowuję to, ale sam to mam i co gorsza, czasem jak zajrzę komuś przez ramię do komputera innej osoby, to też to widzę, że tam w zasadzie co zakładka, to otwarty wątek. I niestety tak jak komp lekko siada, gdy próbuję nadążyć za tym, żeby przerobić te wszystkie zakładki, tak samo uważam, jakby skupienie osobiste też lekko siada i człowiek się łatwo, szybko męczy.

Kuba: Piąta praktyka, którą proponujemy, to łączenie pracy w paczki. Tutaj może być pewien paradoks, bo być może w niektórych przypadkach to łączenie pracy w paczki jest trochę w kontrze do tego skupienia się na jednej rzeczy na raz, ale uważam, że są te momenty, gdy świadomie warto coś tego zrobić. Na czym to polega? Chodzi o to, żeby łączyć podobne do siebie zadania w takie paczki czy grupy, czy serie zadań wykonanych pod rząd jednocześnie, robienie ich razem w każdym razie. Jeśli są to zadania dość do siebie podobne i jest jakiś efekt pozytywny, jakaś synergia, jakieś zrobienie tego jednocześnie, czy jest jakiś korzyść z tego, czy to psychologiczna, czy nawet dosłownie jakaś fizyczna oszczędność czasu czy oszczędność jakichś pieniędzy, to może ma sens to wszystko ze sobą połączyć i zrealizować je jednocześnie albo blisko siebie, jedno po drugim, ale w planie dnia mieć taki okres, żeby coś takiego zrobić. Jacek może zarzuć przykładem, o co chodzi.

Jacek: Tak, dla mnie robię takie dwa przykłady wykorzystania tego w praktyce. Pierwszy przykład to jest sposób, w jaki pracuję z pocztą, czyli, zamiast odpowiadać na bieżąco na każdego maila, który wpadnie i w ogóle często sprawdzać pocztę, to to cały czas pracuję nad nawykiem, żeby do poczty podchodzić na zasadzie, jeśli już usiądę do poczty, no to po prostu przejdę po tym wszystkim, co widzę nowe, co przyszło do mnie jako wiadomości przychodzące. Łączę to czasem z tym podejściem GTD, czyli jeżeli coś widzę, procesuję pojedynczego maila, widzę, że mogę szybko odpowiedzieć, to po prostu odpisuję, a jeżeli nie, to tworzę sobie z takiego maila zadanie, żeby móc go zarchiwizować i mieć poczucie, że nic nie zalega mi w tej skrzynce tematów nadchodzących, ale z drugiej strony mam to odzwierciedlone już jako task do zrobienia, więc mam pewność, że tego nie zapomnę. Łapię się na tym, że bardzo mocno potrafię się w to wkręcić i naprawdę sam na koniec bywam zaskoczony, jak w sumie niewiele czasu ostatecznie potrzeba w skupieniu, żeby doprowadzić do inboxa zero. Więc to jest coś, co bardzo dobrze się sprawdza. Z drugiej strony rzecz, którą w tym sensie prokrastynuję, odkładam na później, to są wszystkie takie rzeczy związane z podsumowaniem miesiąca od strony takiej fakturowo-finansowej, więc akurat tych faktur przychodzących nie robię tak jak GTD nakazuje od razu, tylko wszystko ląduje w odpowiednim miejscu na biurku i po prostu jak przychodzi ten moment, kiedy po prostu muszę już ten miesiąc zamknąć, to wtedy biorę i po prostu wszystko przeprocesowuję i faktury przychodzące i faktury, które musiałem wystawić, koszty, wszystko skanuję, wysyłam gdzie trzeba i po prostu mam takie poczucie, że akurat tego nie lubię robić, więc wiem, że jak usiądę, to zrobię wszystko, co jest do zrobienia w tym temacie i jest ta radość, że zrobiłem to i kolejny raz to będzie dopiero za miesiąc.

Kuba: Osobie, która słucha tego, co Jacek opowiada, zwrócę uwagę na jedną kwestię, że szczególnie do takiego łączenia pracy w paczki nadają się rzeczy, które mają taką asymfoniczną naturę, czyli mail przysłany może np. poczekać do końca dnia, nie każe odpowiadać natychmiast, np. księgowa poczeka do umówionej daty końca miesiąca, a nie, że natychmiast mi się wszystko spływasz na bieżąco i pewnie znamy wszyscy i każdy, kto tego słucha, ma też tego typu pracę. Warto mieć to po prostu świadomie ustawione. Pewna praca łączy się w takie paczki pracy i też nie każde zadanie, które do nas spływa, wymaga natychmiastowej reakcji i czasami jest wielu względów akurat różnych dla każdego, pewnie indywidualnie, ale powody, żeby sobie takie łączenie porobić.

Jacek: I zanim przejdziemy do kolejnych praktyk, przypominamy, że jeżeli chcesz pogłębić wiedzę jeszcze bardziej niż robimy to w podcaście, to znajdziesz nasze płatne produkty na stronie porzadnyagile.pl/sklep.

Kuba: Szósta technika rekomendowana to technika Pomodoro. Tutaj akurat z Jackiem mamy różnicę, Jacek tego nie korzysta. Ja sobie to poćwiczyłem, więc może będzie bardziej o mnie, a Jacek ewentualnie dorzuci jakąś swoją perspektywę, może też komentarz, dlaczego nie używa. Czym jest technika Pomodoro? Ona jest moim zdaniem dosyć popularna, więc mogłaś się już z tym spotkać. Opowiem tak, jak ja to rozumiem. Pomodoro to metoda zarządzania czasem, taka metoda skupienia osobistego. Nazwa techniki pochodzi wprost od zegarka kuchennego, która kręca po to, żeby sobie nawet fizycznie pokazać sobie i może swojemu otoczeniu, jeśli pracujemy w jakimś tam otoczeniu, że jesteśmy skupieni, że sobie zaplanowaliśmy pracę w skupieniu i że ustawiliśmy sobie w wyrozumieniu scrumowym taki timebox, taki limit czasowy, w czasie którego sami sobie obiecujemy, że się skupiamy i całe otoczenie też widzi, że jesteśmy skupieni na tym odcinku czasowym. Taki osobiście przeze mnie polecany odcinek czasowy to 25 minut. To jest już długo, żeby coś konkretnie zrobić, a jednocześnie wystarczy na co krótko, żeby samemu się na początku przymusić do tego, żeby pewne rzeczy odłożyć na późno. Tutaj technika jest w zasadzie prosta jak drut. Jeśli się on nie opowiada, umawiam się sam ze sobą i ustawiam sobie również jakiś formę czasu, odliczania tego czasu, żeby zrealizować w skupieniu to coś, pracować w skupieniu. Potem, gdy upłynie nie ten czas, zrobić sobie krótką, świadomą przerwę, odetchnąć, być może jednak dać się rozproszyć na chwilę innymi rzeczami. No i oczywiście w modelu takim ciągłym, to przejść do następnego Pomodoro, następnego bloku czasowego, na przykład tych kolejnych 25 minut znowu w maksymalnym możliwym skupieniu.

Jacek: No to w sumie, słucham, jak o tym opowiadasz, to w pewnym sensie stosuję to podejście, ale nie w takim oryginalnym czy tym proponowanym wymiarze czasowym, raczej pracuję w blokach godzinnych i po tej godzinie robię sobie przerwę. I w sumie trochę więcej o tym powiem, myślę, w dalszej części odcinka, bo to jest powiązane z jeszcze jedną praktyką. Natomiast takie krótkie odcinki czasu daję sobie, ale nie w jakiś taki sposób usystematyzowany. Kiedy wiem, że coś jest do zrobienia, nie chcę popłynąć za bardzo z tym tematem, chcę jak najszybciej dopłynąć do brzegu, zrobić, no to mówię sobie, dobra, 15 minut i nie więcej. I to co w te 15 minut przygotuję, to po prostu uznaję, że to będzie takie wystarczająco dobre, żeby z tym pójść dalej. Czyli na przykład ostatnio pisałem maila do klienta i taka trochę nam się wyłoniła dłuższa rozmowa i postanowiłem, że to trzeba jednak zamknąć w krótkiej wiadomości, w krótkim mailu. Nie chciałem ciągnąć tego rozpisywania, więc postarałem się maksymalnie w skondensowany sposób odpisać jednocześnie zachęcając do tego, że moglibyśmy w sumie się jednak zdzwonić, no bo po prostu temat, który omawialiśmy, mam poczucie, że o wiele szybciej rozwiążemy, jak zdzwonimy się, czy telefonicznie, czy na jakimś tam Zoomie, Teamsach, czy w jakimś innym narzędziu online.

Kuba: Zwrócę uwagę na ten przykład Jacka, bo tutaj niektóre osoby, ja sam też w niektórych sferach tak mam, że może być pokusa pracowania tak długo, jak to tylko możliwe, żeby dopieścić. Mail to jest nawet najbardziej możliwy banalny poziom, na przykład projektuję grafikę, wykonuję jakiś research, przygotowuję jakiś raport. W zasadzie, zwłaszcza jeśli nie mamy jakiegoś ograniczenia związanego z deadline’em, no to może się okazać, że w nieskończoność jest próba jeszcze do precyzowania, dopolerowania, doszlifowania tego rozwiązania. Tutaj bardzo świadome powiedzenie sobie, ok, daję sobie na ten research pół godziny, to co osiągnę w te pół godziny to miało być to właśnie to i nie ciągnę tego dłużej. Być może takie good enough podejście właśnie połączone z takim limitowaniem sobie czasu, ile czasu chcę poświęcić na to sprawdzenie, no albo w tym czarnym scenariuszu akurat w researchu to jest możliwe powiedzenie sobie, ok, w pół godziny nie znalazłem odpowiedzi na pytania, jakiego szukam, może nie ma tej odpowiedzi, ale w szczególności, żeby się nie okazało, że resztę dnia spędzę na poszukiwaniu optymalnego scenariusza na pozycjonowanie mojej strony. Już tego dnia nic więcej nie zrobię.

Jacek: Kolejna technika trochę podobna do tej poprzedniej, ale jednak myślę, że w detalach się różni i to są regularne przerwy. Coś, co z Kubą praktykujemy i bardzo często też promujemy to podejście wśród naszych klientów, to jest w szczególności, gdy mówimy o takiej pracy, która odbywa się w trybie online, to jest praktyka, którą nazwaliśmy 50-10. Czyli po 50 minutach pracy online robimy sobie regularne 10 minut przerwy. Ten czas, który jest przerwą, ma być ewidentnie takim czymś wyraźnie innym niż praca i tutaj jest, myślę, ta różnica też w Pomodoro, gdzie ja sobie tak wyobrażam, że faktycznie tak w tej pięciominutowej przerwie pomiędzy kolejnym blokiem ja nie muszę wstawać od biurka, a mogę sobie właśnie wejść w jakąś tam stronę, poczytać sobie rzeczy, które będą dla mnie formą relaksu, natomiast tutaj w tym podejściu 50-10 jednak bardziej chodzi o taką fizyczną przerwę, czyli w moim przypadku ja lubię wstać, bardzo często automatycznie otwieram sobie okno w pokoju, żeby trochę przewietrzyć, wychodzę z pokoju, jak pamiętam, to wychodząc z pokoju zawieszony drążek, taki nie do podciągania, a raczej właśnie, żeby sobie na nim zawisnąć, żeby trochę się rozprostować, rozciągnąć, przełamać trochę siedzenie, no i po prostu chodzi o fizyczny odpoczynek, od komputera, od tej pracy, którą wykonywaliśmy. Więc bardzo często to jest czas, kiedy też spojrzę na ogród, doleję sobie wody, zrobię sobie kawę. Jakby skupię się na czymś zupełnie innym, niż wykonywana praca, żeby tak troszeczkę, mówiąc potocznie, podładować baterie i wrócić do kolejnego slotu naładowany, świeży. No bo, gdy tych przerw nie ma, to mam takie poczucie przynajmniej, jeśli chodzi o mnie, że tak półtorej godziny jestem w stanie utrzymać uwagę, zresztą Kuba to może potwierdzić, natomiast no później już zaczynam niestety kiepsko performować, mówiąc po staropolsku, rozpraszam się, gubię skupienie, no i tak fizycznie całym sobą czuję, że takie 10 minut przerwy jest mi bardzo potrzebne.

Kuba: Więc położę tutaj nacisk na tą taką przerwę z fizycznym aspektem, zwłaszcza jeśli pracujesz kreatywnie, jeśli pracujesz ze swoim mózgiem, a nawet jeśli to jest praca nawet w jakimś sensie powtarzalna, ale jednak wymagająca skupienia, to ta fizyczna strona zaczyna się upominać, mamy skończone możliwości. Stosowaliśmy tę praktykę 50-10, potem się okazało, że nawet są konkretne badania, które praktycznie identyczne wyniki podają, bodajże, jeśli dobrze sobie przypominam. Dokładnie zbadane jest, że to jest 53 minuty, gdzie jest zalecane, żeby po 53 minutach zrobić tę przerwę. I tak właśnie jak Jacek opowiadał o tej fizycznej stronie, wstać, poruszać się, spojrzeć w niebo, dać odpocząć oczom i pewnie spokojne wdechy zrobić, no parę innych mechanizmów związanych już naprawdę tak dosłownie z ciałem i z taką chwilą odpoczynku, chwilą oderwania się. Tak zdradzając trochę kulisy nagrywania, tą treść, którą teraz właśnie nagrywamy, którą właśnie słuchasz, powstała w trzech blokach 50-minutowych, gdzie my się z Jackiem spotkaliśmy na długie spotkanie, ale nadal w ramach tego spotkania sobie mówimy, okej, płynęło 50 minut, oczywiście plus minus, czas na przerwę, nawet jeśli wszystko mi każe powiedzieć, aj, jeszcze ten punkt dopiszmy, jeszcze tu coś przeformujmy. Nie, powstrzymujemy się, świadomie sobie przerywamy, to w przypadku pracy wy dwóch, tutaj jest nasza umowa w przypadku produktywności osobistej, to jest po prostu obietnica samemu sobie, że okej, może jeszcze minutę uciągnę, może nawet jeszcze 10 minut lub ciągnę, ale to na koniec dnia się zemści, bo już po całym dniu będę na maksa styrany i lepiej jednak sobie to dozować i te przerwy robić, żeby zajść dłużej i z całego dnia też tej produktywności więcej uzyskać.

Kuba: Następna praktyka to izolacja od dźwięków otoczenia. Tu mam poczucie, że ona jest samoczytająca się, bardzo zrozumiała, ale też chwilę zajęło, żeby do niej dojść i czasem widzę osobę, której nie stosują, więc podjęliśmy decyzję, że jednak ją wymienimy. Chodzi o to, żeby w jakimkolwiek otoczeniu nie jesteś, czy pracujesz jednak zrobić coś takiego, na przykład słuchawki wytłumiające, zapuszczenie sobie muzyki, która powoduje, że trochę mniej rozprasza nas otoczenie, że trochę mniej denerwuje się, że nie skaczą koty po korytarzu albo że do sąsiada przyjechał kurier, a może to ode mnie przyjechał. Czy w tym najczarniejszym scenariuszu, gdy się pracuje w biurze z otoczeniem typu open space, że naprawdę dużo się dzieje wokół mnie i trudno się skupić? Więc tutaj świadome zadbanie, najczęściej też może zainwestowanie w jakieś rozwiązanie, na przykład konkretne, jakościowe, rzeczywiście trochę droższe słuchawki, zadbanie o to, żebym mógł sobie puścić muzykę, która cię uspokaja, która ci pozwoli się skupić, tak żeby tego otoczenia nie słyszeć, żeby nie rozpraszało, żeby nie spowadniało, czy nawet żeby nie irytowało, bo to wszystko się przekłada na to, że każdy zadanie, które się wykonuje, trwa dłużej, a jego efekt może być też gorszy.

Jacek: Dla mnie słuchawki wytłumiające były jednym z takich największych odkryć, jeśli chodzi o produktywność. W szczególności męczyły mnie wycieczki pociągiem, gdzie jednak tej kultury w miarę zachowania się cicho w przedziale, ja nadal nie dostrzegam, ludzie potrafią bez skrępowania godzinę rozmawiać przez telefon. No i jako osoba, która ten czas chce wykorzystać czy na poczytanie sobie jakieś książki, czy na zrobienie czegoś na komputerze, no to ja po prostu nie potrafię się skupić, jak słyszę jakąś tam opowieść, którą ktoś toczy przez telefon, więc możliwość w dowolnym momencie odizolowania się od hałasów, rozmów, po prostu jest dla mnie wybawieniem. I to właściwie jak ręką odjął zakładam słuchawki, czuję ten moment, kiedy właśnie mnie odcina gdzieś tam w tle oczywiście słyszę, że ktoś tam coś mówi, ale to już jest naprawdę absolutne tło. Jak do tego cicho sobie włączę muzykę, to już jest absolutne poczucie, że jestem w takiej swojej bezpiecznej strefie. Co ciekawe, nie zawsze zakładam słuchawki tylko w sytuacjach, kiedy jest hałas. Zauważyłem, że nawet jak jestem sam w domu i pracuję z domu, lubię założyć słuchawki, włączyć sobie muzykę, którą lubię, bo są to takie skojarzenia z pracą. Czyli jestem produktywny, kiedy mam słuchawki na uszach i po prostu zauważyłem, że nawet jeśli nie potrzebuję tej izolacji, to pewne nawyki pokazują mi, że to jest ten moment, kiedy będziesz skupiony na pracy.

Kuba: Nie powiedziełeś jaka to myzyka. Na rozpęd ja powiem, jaka to jest w moim przypadku, bo to też jest muzyka, to ma znaczenie. Zaraz Jacek pewnie powie pewnie więcej. W moim przypadku jest to albo instrumentalny jazz, kiedyś jeszcze instrumentalny hip-hop, to są akurat składanki podkładów DJ’a Premiera, bez żadnego tekstu, ale znałem te kawałki i mi się głowa sama bujała.

Jacek: Tak, dla mnie takim sporym odkryciem jest taka muzyka, nie wiem w sumie, czy to jest jakiś typ muzyki, ale to, czego najczęściej słucham, to jest taki album Deep Healing i to są dźwięki na bardzo określonych częstotliwościach, tutaj akurat te 432. Nie ma tam słów, trudno też mówić, że to jest muzyka, to jest bardziej taki dźwięk, najbliżej bym to nazwał, że to jakiś ambient, jakieś takie dźwięki, które nas otaczają. One po prostu są o tyle dobre, że robią mi takie przyjemne tło, dobrze mi się przy tym pracuje. Dla mnie absolutnie to, co Kuba mówisz, bo słuchając sporo muzyki hip-hopowej, to znam te numery i te instrumentale po prostu od razu mi słyszę te zwrotki, które tam są, słyszę ten głos, więc dla mnie muzyka ze słowami jest absolutnie nieakceptowalna, ale właśnie takie instrumentale, ala np. muzyka filmowa czy jakieś takie instrumentale gdzieś tam z pogranicza muzyki elektronicznej, ale spokojnej, bardziej taki chill-out, to jest coś, co tworzy mi dobre tło do produktywności.

Jacek: Kolejna praktyka blokada stron niezwiązanych z pracą. Wspomniałem, jak Kuba mówił o Pomodoro, że odniosę się do tego później i dla mnie trochę takim meta poziomem robienia sobie skupienia jest właśnie blokowanie stron niezwiązanych z pracą. Mianowicie polega to na tym, że włączam w sobie aplikację, która odcina mi dostęp do stron, na które bym wszedł, gdybym chciał zająć się czymś innym niż pracą, czyli wszelkiego rodzaju e-commerce, jakieś tam strony społecznościowe, ostatnio to ograniczyłem, czy stronki piszące np. o technologii sportowej. Jest to temat, który śledzę, to to wszystko mam poblokowane, bo zauważyłem taki naturalny wzorzec, że jak robię coś, co niekoniecznie mnie pasjonuje, to sobie myślę, spojrzę na stronkę X czy na stronkę Y, albo myślę sobie, że świetnie byłoby zaplanować właśnie teraz sezon biegowy, więc muszę oczywiście wejść na jakieś strony, poczytać, zasilić się wiedzą, no i to oczywiście jest zgubne. Więc ja najczęściej włączam sobie takie bloki na godzinę, jeżeli mam duży temat, to blokuję sobie na dwie godziny, wiedząc, że i tak w przerwie, tak mniej więcej gdzieś w połowie zrobię sobie stop. Ale to jest też taka trochę umowa sama ze sobą, że ok, te dwie godziny wiadomo, że z przerwą, ale jednak planuję poświęcić na jakiś tam konkretny temat. I łapię się do dzisiaj na tym, że robię coś i myślę sobie, a, bym sobie teraz tam wszedł na jakąś stronkę. No i nawet czasem wchodzę i dostaję ten ekran taki mówiący, strona zablokowana i wtedy się w duchu cieszę, że dobrze, że włączyłem jednak tą apkę, która te strony blokuje, no bo widzę, czasem są to takie nie do końca przemyślane decyzje i jednak mózg w poszukiwaniu dopaminy i rzeczy ciekawych potrafi nas zwiewać na obszary, które w danym momencie niekoniecznie są nam potrzebne do zwiększania produktywności.

Kuba: W tej praktyce mogą być co najbliżej, szczerze powiem, gościu właśnie nie robi tego i strasznie na tym cierpi, że w ramach rozpraszaczy są te strony, jakieś filmy, jakieś strony ciekawe czy nawet po prostu bieżące newsy, akurat w tym przypadku strona x.com z dawniej Twitter. No to może zabić dzień to, zwłaszcza jak się trafi tam jakaś naprawdę ciekawa historyjka, coś co jest interesujące i nawet niech to będzie związane z pracą, to może LinkedIn akurat jest kopalnią takiego zapętlenia się, ale to wszystko może spowodować, że minuty lecą, zamieniają się w godziny i produktywność dnia poszła się gonić. Więc tutaj sam tego nie stosuję, ale kupuję i sam wziąłem też w Jacka jak to działa, warto świadomie wykonać ten krok.

Kuba: Podobna, przedostatnia praktyka związana z produktywnością to blokada połączeń i powiadomień. O ile stron sobie nie blokuję, to bardzo świadomie podchodzę do tego, co mi się wyświetla, co próbuje się ze mną połączyć. Chociażby nawet znowu wracając trochę do kulis kuchni, w tej chwili my nagrywamy ten podcast, osoby, które obejrzą to nagranie na YouTube mogą też to widzieć. Na telefonie ustawiony tryb samolotowy, żeby przez przypadek ktoś tutaj nie próbował się do mnie dodzwonić, ale też, żeby nawet nie próbował mi się tam wyświetlać w telefonie jakiś komunikat, że przyszedł do mnie SMS, jakaś wiadomość na WhatsAppie, czy jakaś aplikacja też próbuje coś mi wyświetlić. No i rozszerzając, można to zrobić naprawdę dobrze. Jacek za chwilę opowie, bo robi to jeszcze lepiej ode mnie, ale jednak takie ustawienie, takie wysetupowanie swojego komputera czy telefonu, żeby te wszystkie połączenia, powiadomienia, wyświetlające się okienka, jakieś pingnięcia, wszystkie te komunikaty, dźwięki, żeby to wszystko nie rozpraszało. To może się dziać bezwiednie, chociażby tuż przed rozpoczęciem nagrania przyszła wiadomość od zapytania od klienta, że jest zainteresowany jakąś współpracą i naprawdę 10% mojego mózgu przez całą tę rozmowę, przez całe nagranie też już się troszczy o to, o kurcze, co tam trzeba odpisać. To potrafi produktywność rozwalić. Więc to tu jest cała koncepcja tego, żeby świadomie sobie poustawiać te notyfikacje. Szczerze mówiąc, większość z nich wyłączyć, zostawić tylko te, które naprawdę są potrzebne, większość z nich nie jest. Ale więcej o tym, jak można to zrobić, ma fajnie to roztykane, Jacek.

Jacek: Tak, w sumie tak. Wszystko to zgadzam się z wszystkim tym, co Kuba powiedział. Ja ogólnie uważam, że powiadomienia to jest zło, które należy eliminować. Bardzo nie lubię, jak coś mi przeszkadza w pracy i powiadomienia, gdyby tym wszystkim aplikacjom na komputerze i na telefonie pozwolić, to tak naprawdę możemy być w takim ciągłym trybie przychodzących powiadomień. Ja jestem na bardzo dużym detoxie od social mediów. Tak naprawdę właściwie jedyne miejsce, gdzie jestem jakoś tam aktywny, to jest LinkedIn. Natomiast wspominany X, czy Facebook, czy Instagram, to są rzeczy, z których nie mam aplikacji na telefonie i jestem wylogowany na komputerze, więc gdybym chciał wejść, to muszę się zalogować. A że mam klucz fizyczny, to mi się go nie chce wkładać do USB i tak naprawdę sobie ustawiłem taki próg, że po prostu muszę bardzo chcieć, żeby się tam dostać. Widzę osoby, które mają aplikację na przykład jadąc pociągu i widzę czy nawet słyszę, że komuś cały czas przychodzi. Taka trasa, na przykład z Warszawy do Poznania, to może być takie właściwie ciągłe reagowanie co minutę, co dwie, co pięć na powiadomienia z telefonu. Nie wyobrażam sobie osobiście tak funkcjonować, więc tak jak Kuba powiedział, mam to dosyć mocno zorganizowane, czyli właściwie ograniczone do minimum powiadomienia, tylko takie właściwie krytyczne, plus co najmniej takie dwa stopnie eliminacji, czyli jeden to jest tryb pracy, gdzie właściwie nie można się do mnie dodzwonić, nie wiem, że ktoś do mnie dzwoni, nic mi się nie pokazuje, właściwie zero notyfikacji. I taki trochę łagodniejszy tryb nie przeszkadzać, gdzie jednak pewne rzeczy mogą do mnie dochodzić, ale to też są wyselekcjonowane rzeczy, czyli w stylu rodzina się może do mnie dodzwonić czy jakieś osoby, które oznaczyłem, że mogą. Kuba też jest na tej liście, czyli prywatne powiadomienie ze Slacka od Kuby ma jednak jakąś tam rangę, bo jeżeli pisze do mnie osobiście, to to jednak jest w jakimś stopniu istotne. Chociaż wiem, że gdyby było coś pilnego, to Kuba by zadzwonił, gdyby było coś istotnego, a nie pilnego, to by napisał SMS, a więc też tak trochę tutaj między nami mamy ustalone jakieś tam progi, kiedy kontaktujemy się w jaki sposób i generalnie myślę, że mądre zarządzenie tym wszystkim, czym świat chce nas zbombardować, też może być naprawdę niesamowitym takim boosterem produktywności, jeśli tylko odważymy się to zrobić, np. bo myślę, że tutaj wchodzi w grę na pewno FOMO, czyli że jak nie będę wiedział na bieżąco, to coś tracę. Mogę powiedzieć na bazie moich eksperymentów, że tracę i żyję i jest fajnie i że nie muszę każdego newsa, który na przykład jest grzany od kilku dni, tylko tak naprawdę zmienia się na główek i w sumie nic więcej nie wiemy, tylko to jest parafrazowane. Uznaję, że nie jest mi to potrzebne, do szczęścia.

Kuba: Używałeś przykładów w takich bazie social mediowych albo narzędziowych, ale ja mocno wskażę dwa narzędzia z rodziny Microsoftu, Outlook i Teams, bardzo popularne w realiach korporacyjnych, tam też mocno rekomenduję, żeby sobie ustawić na przykład niewyskakujące okno z powiadomieniem o nowym mailu. Przeciętna osoba w realiach korporacyjnych dostaje non stop te maile, nie ma szans, że nad wszystkim nagonisz, a co gorsza, właśnie taki wyświetlony kawałeczek treści maila może cię totalnie oderwać od tego, co robisz. Maile nie służą do tego, żeby przerywać sobie pracę. I podobnie Teamsy, zwłaszcza jak jest się na wielu grupach, to może się okazać, że to jest niekończący się budzik, ciągle przychodzący, wyskakujący, pikający kolejne powiadomienie, zrób tak, żeby tego było jak najmniej, a w tym razie po prostu z poziomu Windowsa, czy tam poziomu Maca, wycisz to wszystko, żeby cię nie rozpraszało, albo chociaż mniej tryby, gdy potrzebujesz, żeby cię to nie rozpraszało.

Jacek: I ostatnia praktyka, którą chcemy się podzielić, to organizacja przestrzeni do pracy. O tej praktyce powiemy z dwóch perspektyw. Ja zacznę od tej pierwszej perspektywy. I to jest perspektywa, w której te rzeczy, które są nam potrzebne do pracy, i to mogą być różne rzeczy w zależności od tego, jak pracujesz. W moim przypadku to jest zawsze napełniona butelka wody, przygotowana kawa, ołówek, długopis na stole, jakiś notatnik do notowania. To są rzeczy, które potrzebuję. Te rzeczy chcę mieć pod ręką, nie chcę po nie wstawać, nie chcę po nie gdzieś tam schodzić, wychodzić. No bo oczywiste jest, że jak zejdę do kuchni, to wiele rzeczy tam na mnie czeka, które na pewno jakąś tam moją uwagę będą rozpraszać. Tak więc mi bardzo dobrze działa przygotowanie sobie tych wszystkich rzeczy z wyprzedzeniem, czyli też jakieś tam planowanie posiłków i posiadanie tego wszystkiego, co jest istotne w zasięgu ręki, żeby minimalizować szansę, że będę musiał odejść od biurka, czy wstać z tego krzesła w zależności czy stoję, czy siedzę. To na pewno będzie coś, co wybije mnie z rytmu.

Kuba: Użyję przykładu, ponownie będę trochę opowiadał, co robię, a osoby, które oglądają wideo, będą to też nawet widzieć. Tu mam karteczki do notowania, tu mam takie większe karteczki do notowania, tutaj mam drukarkę, jak coś wydrukuje, tutaj mam swój notatnik, tu mam z pięć długopisów, jakby się jeden wypisał, to od razu mam następny, za sobą mam bezpośrednio półkę z książkami, do których najczęściej nawiązuje, jak z nich coś cytuję. Tu jest Reinerzen, tu są książki o Scrumie, tu są Labirynty Scruma, zaraz za moją głową, więc nie będę się przesuwał. Piętro niżej są dokumenty księgowe, firmowe, umowy, różne takie rzeczy, może mniej sexy, ale też bardzo często stosowane. Tutaj poniżej mam też teczkę trenerską, gdzie mogę wyciągnąć jakieś rzeczy związane bardziej ze szkoleniem. Tak naprawdę coddzienny dzień pracy oznacza, że jakbym nie chciał i nie uwzględniał tych przerw, o których mówiliśmy wcześniej, to mogę się cały dzień nie ruszać, wiele, wiele godzin lecieć, w zasadzie tylko wychylając rękę i robiąc właściwe rzeczy, bo jest to po prostu mi potrzebne bezpośrednio. To jest drugi wymiar, akurat niekoniecznie w pełni go realizuję, ale tutaj Jacek jest w tym lepszy, jako minimalista jest też ten wymiar mniej z rzeczy, które cię rozpraszają poza zasięgiem. Zwłaszcza jeśli się pracuje zdalnie, fajnie jest mieć ten klimat w miarę czystego biurka i wręcz takiej przestrzeni do pracy, która jest inną przestrzenią niż przestrzeń do rozrywki, żeby tutaj się nie okazało, że wszystko, co rozprasza, co przeszkadza w pracy, jest za łatwo dostępne i taka fizyczna analogia tych rozpraszających stron. Jeśli bardzo łatwo mi wejść na stronę, to na nią wejdę, jeśli bardzo łatwo jest mi sięgnąć jakąś rzecz, która oderwie mnie od pracy, to to zrobię. Tu wszystko, co mogę szczególnie powiedzieć, to na przykład żadnej książki o ogrodzie, nie mam tutaj, te książki na ogrodzie. Te książki o ogrodzie, są piętro niżej na dolę w dużym pokoju i jak chcę popracować nad planowaniem ogrodu, to muszę to robić tam. Tutaj nie mam wszystkich swoich potrzebnych materiałów. Z innymi kwestiami nie jest tak łatwo, ale nie będę ich zmieniał. I tak trochę zamykając wątek, wymieniliśmy 11 konkretnych praktyk, które my sami stosujemy albo chociaż jeden z nas stosuje, ale to nie jest tak, że to jest kompletna lista, to nie jest też tak, że mamy tutaj złudzenia, że dokładnie te 11 rzeczy, jakby zaaplikujesz do swojej pracy, to będzie lepiej. Pewnie część stosujesz, stosujesz być może też inne, których nie wymieniamy, ale coś, po co nagraliśmy ten materiał, to to, żeby zachęcić się do refleksji, jak sobie zapewniasz produktywność osobistą. Na ile robisz to świadomie, na ile nad tym panujesz, na ile masz też świadomość, co cię rozprasza, co przeszkadza w skupieniu, co przeszkadza w twojej produktywności. No i też kwestia nawyków, zwłaszcza Jacek to wprost nazywał. Czy budujesz sobie pozytywne nawyki, które pomagają ci w tej produktywności, albo czy masz takie nawyki, które tą produktywność obniżają i czy zdajesz sobie z nich sprawę i próbujesz coś z nimi robić?

Jacek: Druga myśl, którą my chcieliśmy się podzielić na koniec, jest taka, że część z tych praktyk, które wymieniliśmy, które działają na poziomie pojedynczej osoby, można też zaaplikować na poziomie zespołu. Czyli przykładowo lista rzeczy do zrobienia, to może być coś zespołowego, wspólna praktyka planowania dnia, czy planowania jakichś dłuższych odcinków pracy, dzielenie na małe kawałki, skupienie się w procesie na jednej rzeczy naraz, łączenie podobnych tematów w paczki, to ewidentnie są tematy, które można też zaaplikować nie tylko na poziomie pojedynczej osoby, ale też na poziomie całego zespołu. Jeżeli czujesz, że te praktyki, o których wspomnieliśmy, mogą pomóc osobom w twojej firmie, to zachęcamy, żebyś się podzielił bądź podzieliła się z nimi tym odcinkiem.

Kuba: I podsumowując, 11 praktyk poprawy produktywności osobistej, które rekomendujemy i sami stosujemy to: lista rzeczy do zrobienia, planowanie dnia, dzielenie pracy na małe kawałki, skupienie się na jednej rzeczy naraz i łączenie pracy w paczki.

Jacek: Jak również technika Pomodoro, regularne przerwy, izolacja od dźwięku otoczenia, blokada stron niezwiązanych z pracą, blokada połączeń i powiadomień oraz organizacja przestrzeni do pracy.

Kuba: Produktywność osobista jest jedną ze składowych efektywności całego zespołu, o czym powiedzieliśmy na samym starcie. Jest to jedna z rzeczy, na którą zwracamy uwagę podczas szkolenia naszego autorstwa, którego ten materiał może być kawałkiem. Zobacz więcej na stronie 202procent.pl/szkolenie-efektywność i sprawdź, czy to jest materiał, który przydałby się w twojej firmie i w twoim zespole.

Jacek: Natomiast notatki do tego odcinka, artykuł, transkrypcję oraz zapis wideo znajdziesz na stronie porzadnyagie.pl/138.

Kuba: I to by było wszystko na dzisiaj. Dzięki, Jacek.

Jacek: Dzięki, Kuba. I do usłyszenia wkrótce.

________

To była pełna transkrypcja odcinka podcastu Porządny Agile. Dziękujemy za lekturę!

Ostatnia aktualizacja: 7 listopada 2025

The post Praktyki wspierające produktywność osobistą first appeared on Porządny Agile.

See all episodes